Semana de Project Server 2007: Sabía Ud. que los permisos de Área de Trabajo de cada Proyecto es manejado por los permisos de Project Server

Recientemente me solicitaron que no se permitiera a todos los usuario a que consulte el área de trabajo de los proyectos, sino solo aquellos que se les autorizará.

Aclaración:  Antes de continuar debo aclarar que deberá el amigo lector tener experiencia configurando el Project Server ya que no describo paso a paso como hacerlo sino una explicación sobre el asunto.

La problemática y la solución esta en que todos los usuarios que tienen el permiso de “View Project Workspace”, cuando Project Server sincroniza los permisos de Project Server con las áreas de trabajo cada vez que:

• Se crea un usuario.
• Se activa un Usuario.
• Se cambian los permisos de un usuario.
• Se publica un proyecto.

Nota: Esto es cierto siempre y cuando tenga habilitada la opción predeterminada  "Automatically add Project Web Access users to project team Web site when SharePoint site is created or when the project manager publishes the project information to Project Server" dentro de la opción “Project Workspace Provisioning Settings” .

Qué hicimos? le quitamos a los grupos de Project Sever este permiso y adivine que solo los integrantes del grupo y jefes de proyecto podían verlo y algo mas respetando el RBS o EDR(Estructura Detallada de Recursos) que se aplican a las reglas de las categorías asociadas al grupo.

Otra cosa que descubrimos, y es que si agregamos a un proyecto otros integrantes que no tenga asignado alguna tarea le da permisos de Lectura sobre el proyecto una forma interesante de permitirle a un usuario en especifico como un stakeholder o interesado en el proyecto  para que pueda ver la información del área de trabajo del proyecto.

Otro descubrimiento fue que el permiso “Save Project to Project Server” que predeterminadamente lo tiene los Jefes de Proyecto y los Jefes de Cartera de Proyectos. Tiene el permisos en las áreas de trabajo Equivalente a Project Managers (Microsoft Office Project Server) a nivel de Sitio de SharePoint. que pueden crear Sub sitios como Áreas de reuniones disponibles dentro del evento de un calendario del área de trabajo.

Un escenario Especial solicitado fue el siguiente darle permisos a usuarios a una vista que accederán usuarios de otros departamentos interesados en un proyecto de un departamento en específico y que no pudieran ver el área de trabajo solo el cronograma es decir el centro de proyectos.  Que hicimos?

• Crear una Plantilla de Seguridad.  (Para aplicar los permisos de la categoría y del grupo mas adelante solo con los necesarios para hacer logon y ver el centro de proyectos y ver el detalle del proyecto.)
• Una Vista. (Para filtrar por medio de los campos personalizados empresariales asociados al proyecto el proyecto que pertenece al área que esta desarrollando el proyecto.)
• Una categoría. (Para que no aplique los permisos del RBS o EDR sino todos los proyectos que contiene la vista, ya que los usuarios que vamos agregar pertenecerán a otros departamentos.) 
• Un Grupo. (Que represente a los interesados en estos proyectos, asociando la categoría y aplicando la plantilla de seguridad  en la categoría asociada al grupo y a los permisos globales del grupo según la plantilla).

Como eliminamos el que pudieran ver el área de trabajo entonces aunque pueda ir al centro de proyectos y ver le proyecto al hacer clic sobre la opción Ir al Área de trabajo, le da un error de acceso denegado.  Si quisieran darle acceso al área de trabajo deberán entonces agregarlos al proyecto como miembros de equipo sin asignarle ninguna tarea.

Para finalizar con el tema indicarle que aquellos usuarios que por medio de un grupo tiene el permiso “Manage Windows SharePoint Services” en los permisos globales ellos tiene el equivalente a Web Administrator (Microsoft Office Project Server) que predeterminadamente están únicamente en los usuarios que pertenecen al grupo Administradores de Project Server.

Hasta la próxima!,

Manolo Herrera