Administrando el flujo de efectivo en MS Office Project 2007 Parte II

En la primera parte (http://jmhogua.blogspot.com/2012/01/administrando-el-flujo-de-efectivo-en.html) explicamos sobre el manejo como a través de los costos fijos asociados a la tarea podemos iniciar en que momento se puede hacer el desembolso.  Pero también comentaba que esta opción por si solo es poco común que solo se debe de hacer un solo pago al principio, prorrateo o al final. 

En este artículo vamos a realizar algunos casos de ejemplos que se asemejan a situaciones mas reales que enfrentamos en el manejo de flujo de efectivo dentro de un proyecto.

Para manejar dos pagos sobre una misma tarea, necesitamos los recursos para aplicar el segundo pago, por eso dentro de MS Office Project 2007 vamos a seleccionar la vista de Hoja de Recursos y vamos continuar con el mismo ejemplo del artículo anterior.

La hoja de recursos nos permitirá crear el recurso tipo Costo que vamos aplicar para realizar el pago al final.  Para cambiar a la hoja de recursos seleccione en la barra de menú Ver y luego Hoja de recursos.

Dentro de la hoja de recursos modifique las siguientes columnas “Nombre del recurso”, “Tipo” y “Acumular”, con los siguiente valores respectivamente: “Costo al final”, “Costo” y “Fin”.

Ahora vamos a regresar a la vista de diagrama de Gantt a la tabla de costos.  Para ello en la barra de menú seleccione la opción “Ver” y luego “Diagrama de Gantt”, nuevamente seleccione “Ver”, luego “Tabla” y luego “Costo”. 

Verifique que la columna de “Acumulación de costos fijos” tenga el valor “Comienzo”.

Sobre la tarea “Montaje” presione el botón de “Asignar Recursos” .  Esto nos levantará una ventana de los recursos disponibles para asignar en la tarea.  Vamos a suponer que debemos de hacer un ultimo pago de 10,000.  Para ello seleccione el recurso “Costo al final” y en costo asigne el valor de 10,000 y luego presione el botón Asignar. 

Luego presione el botón cerrar y la tarea montaje debería de mostrar un costo total de 20,000.

Luego seleccionemos el informe de flujo de caja (Informe, Informes, Costos, Flujo de Caja, Seleccionar). 

Observaremos dos desembolsos uno en enero y el otro en Marzo, ya que la tarea demora 45 días y hemos indicado que un desembolso será al inicio por medio del costo fijo y luego el otro al final a través del recurso “Costo al final”.

Ahora vamos  a realizar un ultimo caso donde deberá realizarse un pago en febrero de 5,000.  Para ello vamos agregar una tarea llamada “Pago a proveedor” con duración cero y con fecha 27 de febrero y en la columna costo fijo 5000 y en la columna “Acumulación de costos fijos” el valor “Comienzo”.  Para ingresar la fecha deberemos agregar a la tabla de Costo, la columna “Comienzo”, como se muestra en la imagen de abajo:

Ahora observemos el reporte de flujo de caja, y veremos el nuevo pago en febrero.

Se preguntará porque agregar una tarea al proyecto solo por el pago al proveedor, bueno la importancia del flujo de efectivo en un proyecto da la justificación para realizarlo. 

Si agregamos los costos al diagrama de Gantt podremos ver el monto que representa cada tarea aunque no en el tiempo exacto que nos muestra el flujo de efectivo.

Para mostrar esa información presionamos el botón derecho del ratón, seleccionamos al asistente para Diagramar Gantt y en el paso que nos permite seleccionar la opción “Información personalizada” allí escogemos la posición (Derecha o Izquierda y seleccionamos el campo “Costo”).

En este segundo artículo vimos como definir los desembolsos de efectivo a través de la tabla de Costo, recursos y tareas.  Esto permitirá que desarrollemos no solo un cronograma de actividades sino también el desembolso necesario para cumplir con los compromisos dentro del proyecto y hagamos una programación adecuada del efectivo, que es tan importante dentro del proyecto para no atrasar las tareas por no manejar un adecuado control sobre el flujo de efectivo.

Hasta la próxima,

Juan Manuel Herrera