Creando entradas de blog en SharePoint 2010 desde el envío de correo

Esto es posible gracias a la opción “Incoming E-mail” disponible en SharePoint 2010 en cualquiera de sus versiones (Foundation,Standard,Enterprise).  En este artículo vamos a ver como configurarlo y que problemas podemos encontrar y posibles soluciones.

Los pasos resumidos a seguir son los siguientes:

1) Configurar el servicio SMTP en el Front-End de SharePoint.

2) Configurar la opción Incoming E-mail en el Central Administration.

3) Configurar la lista de Blog.

4) Validar registros MX y Puertos.

5) Realizar las pruebas de funcionalidad.

Veamos a detalle cada uno de estos pasos.

Breve explicación del proceso

El servicio SMTP de Windows nos permitirá escuchar en el puerto 25 (el predeterminado) los correos que se redirecciones al servidor Front-End de SharePoint, los cuales serán descargados en una carpeta de correo de descarga, luego el mensaje será tomado por el Timer Service de SharePoint 2010 a través del Timer-Job llamado  (que esta disponible hasta después de realizar el paso 2).  Y este redirige el mensaje a la lista que tiene la cuenta de correo especificada (Paso 3), donde es depositada.  No todas las listas tiene esta opción de recibir correos como entradas (por ejemplo las tareas) y no todas las listas acepta el formato del correo como (el calendario, necesario un evento con formato ics), pero entre las mas usadas las bibliotecas y los blogs.

Paso 1:

Valide si ya tiene el Servicio SMTP en el servidor Front-End de SharePoint, sino  siga el enlace de abajo.

Para instalar el servicio de SMTP de Windows Server favor seguir este enlace: http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc772058(v=ws.10).aspx

Una vez que ya tenga el servicio instalado en el Front-End lo configuraremos haciendo lo siguiente:

Creando un nuevo alias:  Ejecute el IIS 6.0 Manager, luego presione clic derecho sobre Domains, New y luego Domain…

Luego seleccione la opción Alias y luego presione el botón Next.

Seleccione un alias para este servicio.  Para este ejemplo escogeremos smtp.infowareplus.com por ultimo presione el botón Finish.

 

Nota:  No se olvide de configurar el servicio para que inicie automáticamente y su recuperación en caso de falla es que se reinicie cada 5 minutos como se muestra en las imágenes de abajo:

Ahora solo vamos a copiar la ruta del directorio de descarga o Drop Directory que utilizaremos en el próximo paso.  Para ello para el nombre de dominio Predeterminado (Default) haga clic derecho y seleccione la opción Properties, levantará una ventana donde le mostrará el directorio de descarga.  Copie la ruta Ctrl+C.

 

Paso 2:

En este paso configuraremos SharePoint para habilitar en las listas y bibliotecas la recepción de correo entrante. 

Desde el Central Administration, seleccione System settings y luego el enlace “Configure incoming e-mail settings”

Seleccione los siguientes valores para las siguientes casillas:

Enable sites on this server to receive e-mail?

Yes

Settings mode:

Advanced

E-mail server display address:  (ingrese el alias del dominio configurado en el smtp service)

smtp.infowareplus.com

En la casilla E-mail drop folder: Pegue o escriba la ruta de la carpeta de descarga o drop folder.   Y por ultimo presione el botón Finish.

Ahora vamos a verificar el permiso de la cuenta que ejecuta el Timer Service de SharePoint en el directorio de descarga o Drop foler. Para ello ejecute la consola de servicios: services.msc

La cuenta que ejecuta este servicio debe de tener los permisos Modify.  En esta caso la cuenta spfarm tiene permisos de administrador local, por lo que no debo de preocuparme, pero usted valide si esto es así para la cuenta que ejecuta este servicio en su instalación.

Paso 3:

Ahora vamos a configurar  el blog del perfil de usuario que esta disponible en SharePoint Server 2010.  En la parte superior derecha donde esta el usuario conectado haga clic sobre el luego haga clic sobre My Profile.

Seleccione el enlace My Content

Luego haga clic en la opción Create Blog (si aún no lo tiene creado).

En Blog Tools seleccion Manage Posts

 

Haga clic en List en el Ribbon y luego List Settings.

Luego en la sección Communications, seleccione la opción Incoming e-mail settings  (sino le aparece y no es una lista de Tareas, es porque no realizó el paso 2 o hubo algún error).

Seleccione la opción  Allow this list to receive e-mail? Yes

En la casilla E-mail address: escriba la cuenta de correo ficticia que utilizará para enviar el correo y lo pueda redirigir SharePoint al Blog. 

En la casilla E-Mail Security seleccione la opción: Accept e-mail messages based on list permissions.  Este opción es la recomendada para que solo acepte corres enviados de usuarios que tiene correo electrónico asociado y que tiene permiso asignado al sitio o a la lista de Blog.  Si estas dos condiciones no se cumplen le mostrará a nivel del USLogs de SharePoint error de acceso denegado al procesar el mensaje.

En la casilla Post Publishing seleccione la opción que mas le haga sentido y que cubra sus objetivos.  Para finalizar presione el botón Ok.

 

Paso 4:  Validar los registros MX y Puertos

En este paso deberá registrar el alias que coloco en el paso 1  para que todos los correos enviados a este alias sea redireccionado al servidor de SharePoint. 

Luego revise el Firewall local del Servidor y de la red interna validando que el puerto 25 (el predeterminado) o el puerto que esta escuchando el Servicio SMTP este abierto.

Paso 5: Realizar las pruebas de funcionalidad

Revise lo siguiente:

1) Si al enviar el correo a la dirección de ejemplo no le regresa un correo de rechazo.

2) Si el mensaje aparece como un archivo en el directorio c:\inetpub\mailroot\drop de extensión eml.

3) Si no llega a la biblioteca y al revisar los registros de bitácora de SharePoint da un error de acceso denegado es porque el usuario no tiene permisos en la biblioteca o bien el usuario no tiene cuenta de correo electrónico asociada, esto lo puede revisar en el perfil de SharePoint.

El contenido del archivo eml es el siguiente:

x-sender: micorreo@gmail.com
x-receiver: miblog@alias.dominio.com
Received: from mail.google.com ([ip address]) by x-corporation with Microsoft SMTPSVC(7.5.7601.17514);
     Tue, 10 Jul 2012 10:02:04 -0600
Received: by lbdb5 with SMTP id b5so64129lbd.3
        for <miblog@alias.dominio.com>; Tue, 10 Jul 2012 09:02:11 -0700 (PDT)
X-Google-DKIM-Signature: v=1; a=rsa-sha256; c=relaxed/relaxed;
        d=google.com; s=20120113;
        h=mime-version:in-reply-to:references:date:message-id:subject:from:to
         :content-type:x-gm-message-state;
        bh=saQCDmOD7S38FXhx34I61T3upzX4EI8+pRbIkW3qkMU=;
        b=KoQccQW+6o2mVZbtPb+IYCdx9DP4/BSsoNKQ93StWohV4sx1+1FCNFpAjrfyW/2ad7
         cklTN0Xz0Oqwt1gSLgwlXRGSyrFLHQBCSaqdmdN59VGrKX+3PmIP1ZjdzhrooBbRqmaf
         bpRC1nVUFXYh2JZr0eI7+MKud5rPkwYhkjCeagXe59aXmDjDl4G5Z7Jb9WTTaZse464b
         hZRrT80BF5HSIpwN23/G0Mf/GduXCYKRbO90fnYZ1OHlsoS6cVddP2Ps1m5TT0a99U1s
         NRPoBjaTHH4W2cn3RKUpn2EFYqwTt53MLP9491Z/RBmTwdtWrb1kwVhwhiNnlYZnbY++
         op1g==
MIME-Version: 1.0
Received: by 10.152.127.98 with SMTP id nf2mr9706519lab.4.1341936131436; Tue,
10 Jul 2012 09:02:11 -0700 (PDT)
Received: by 10.114.38.104 with HTTP; Tue, 10 Jul 2012 09:02:11 -0700 (PDT)
In-Reply-To: <CACRdqqpPyxPtUH_WQQJ2Cjhy-sPjPDj8arMr_biJXa3HHXdw_w@mail.gmail.com>
References: <CACRdqqpPyxPtUH_WQQJ2Cjhy-sPjPDj8arMr_biJXa3HHXdw_w@mail.gmail.com>
Date: Tue, 10 Jul 2012 10:02:11 -0600
Message-ID: <CACRdqqoxE3SYEzp6s=JTvcd8CjH0ARDCpBKwLW8Q-BqCrykmWg@mail.gmail.com>
Subject: Fwd: Testing from gmail
From: micorreo@gmail.com
To: miblog@alias.dominio.com
Content-Type: multipart/mixed; boundary=f46d042d05aa6cf14304c47bda2f
X-Gm-Message-State: ALoCoQkgxOizZKw6JloykgwZwy9e+tQjs8GmEH1doXgmXGPRO4a3SkvLeHJMCueeFRBl6aHJwg3T
Return-Path: micorreo@gmail.com
X-OriginalArrivalTime: 10 Jul 2012 16:02:05.0304 (UTC) FILETIME=[59D81F80:01CD5EB5]

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Content-Type: multipart/alternative; boundary=f46d042d05aa6cf13f04c47bda2d

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En este artículo vimos como configurar el correo entrante en SharePoint y así poder alimentar un blog desde el envió de un correo.

SharePoint4Fun,

 

Juan Manuel Herrera Ocheita