Permiso Escondido en Power Apps: Habilitando la Ejecución de Flujos en un Ambiente Productivo

En un ambiente productivo de Power Apps, es esencial asegurar que los usuarios tengan los permisos adecuados para ejecutar flujos dentro de sus aplicaciones. Sin embargo, existe un permiso específico y a menudo pasado por alto, que puede ser la clave para habilitar esta funcionalidad.

 

El Rol Básico y el Permiso Escondido

Cuando se trabaja con roles de seguridad en Power Apps, es común basarse en roles básicos y personalizarlos según las necesidades específicas de la organización. Uno de los permisos críticos, que debe ajustarse para permitir la ejecución de flujos, se encuentra dentro de la configuración de tablas, personalización y procesos.

Por defecto, estos permisos están configurados a nivel de "usuario", lo que significa que los usuarios solo pueden ejecutar y acceder a flujos creados por ellos mismos. Para un entorno productivo, donde los flujos pueden ser parte integral de los procesos empresariales y pueden necesitar ser ejecutados por múltiples usuarios, es necesario cambiar este permiso para que se aplique a nivel de "organización".

 

Pasos para Configurar el Permiso

1. Crear una Copia del Rol Básico:

   - Inicie sesión en el centro de administración de Power Apps.

   - Navegue hasta la sección de "Roles de seguridad" y seleccione el rol básico que desee personalizar.

   - Haga una copia de este rol para no alterar la configuración predeterminada.

2. Modificar los Permisos en la Copia del Rol:

   - Seleccione la copia del rol que ha creado.

   - Navegue hasta la sección de Tablas, Personalización y Procesos.

   - Busque el permiso relacionado con la ejecución de flujos. Esto puede estar etiquetado como "Procesos" o similar.

3. Ajustar el Nivel de Permiso:

   - Cambie el nivel de acceso de "Usuario" a "Organización". Esto asegura que cualquier flujo necesario puede ser ejecutado por todos los usuarios dentro de la organización, no solo por el creador del flujo.

4. Asignar el Rol a los Usuarios:

   - Una vez ajustado el permiso, asigne este nuevo rol personalizado a los usuarios que necesitan ejecutar los flujos.

 

Beneficios de Ajustar este Permiso

- Consistencia en los Procesos: Permite que los flujos críticos estén disponibles para cualquier usuario autorizado, asegurando que los procesos empresariales se ejecuten sin interrupciones.

- Facilidad de Gestión: Reduciendo la necesidad de gestionar permisos individuales para cada flujo y usuario.

- Seguridad Controlada: Mantiene un nivel de control centralizado sobre quién puede ejecutar qué, a nivel organizacional.

 

Consideraciones Finales

Es crucial probar estos cambios en un entorno de desarrollo antes de implementarlos en producción para asegurarse de que no haya impactos negativos en los flujos existentes. Además, documentar estos cambios y comunicarlos a los usuarios finales es fundamental para una transición suave y eficiente.

Ajustar este permiso puede parecer un detalle menor, pero tiene un impacto significativo en la capacidad de su organización para aprovechar al máximo Power Apps y Power Automate.