Administrando el flujo de efectivo en MS Office Project 2007 Parte II

En la primera parte (http://jmhogua.blogspot.com/2012/01/administrando-el-flujo-de-efectivo-en.html) explicamos sobre el manejo como a través de los costos fijos asociados a la tarea podemos iniciar en que momento se puede hacer el desembolso.  Pero también comentaba que esta opción por si solo es poco común que solo se debe de hacer un solo pago al principio, prorrateo o al final. 

En este artículo vamos a realizar algunos casos de ejemplos que se asemejan a situaciones mas reales que enfrentamos en el manejo de flujo de efectivo dentro de un proyecto.

Para manejar dos pagos sobre una misma tarea, necesitamos los recursos para aplicar el segundo pago, por eso dentro de MS Office Project 2007 vamos a seleccionar la vista de Hoja de Recursos y vamos continuar con el mismo ejemplo del artículo anterior.

La hoja de recursos nos permitirá crear el recurso tipo Costo que vamos aplicar para realizar el pago al final.  Para cambiar a la hoja de recursos seleccione en la barra de menú Ver y luego Hoja de recursos.

Dentro de la hoja de recursos modifique las siguientes columnas “Nombre del recurso”, “Tipo” y “Acumular”, con los siguiente valores respectivamente: “Costo al final”, “Costo” y “Fin”.

Ahora vamos a regresar a la vista de diagrama de Gantt a la tabla de costos.  Para ello en la barra de menú seleccione la opción “Ver” y luego “Diagrama de Gantt”, nuevamente seleccione “Ver”, luego “Tabla” y luego “Costo”. 

Verifique que la columna de “Acumulación de costos fijos” tenga el valor “Comienzo”.

Sobre la tarea “Montaje” presione el botón de “Asignar Recursos” .  Esto nos levantará una ventana de los recursos disponibles para asignar en la tarea.  Vamos a suponer que debemos de hacer un ultimo pago de 10,000.  Para ello seleccione el recurso “Costo al final” y en costo asigne el valor de 10,000 y luego presione el botón Asignar. 

Luego presione el botón cerrar y la tarea montaje debería de mostrar un costo total de 20,000.

Luego seleccionemos el informe de flujo de caja (Informe, Informes, Costos, Flujo de Caja, Seleccionar). 

Observaremos dos desembolsos uno en enero y el otro en Marzo, ya que la tarea demora 45 días y hemos indicado que un desembolso será al inicio por medio del costo fijo y luego el otro al final a través del recurso “Costo al final”.

Ahora vamos  a realizar un ultimo caso donde deberá realizarse un pago en febrero de 5,000.  Para ello vamos agregar una tarea llamada “Pago a proveedor” con duración cero y con fecha 27 de febrero y en la columna costo fijo 5000 y en la columna “Acumulación de costos fijos” el valor “Comienzo”.  Para ingresar la fecha deberemos agregar a la tabla de Costo, la columna “Comienzo”, como se muestra en la imagen de abajo:

Ahora observemos el reporte de flujo de caja, y veremos el nuevo pago en febrero.

Se preguntará porque agregar una tarea al proyecto solo por el pago al proveedor, bueno la importancia del flujo de efectivo en un proyecto da la justificación para realizarlo. 

Si agregamos los costos al diagrama de Gantt podremos ver el monto que representa cada tarea aunque no en el tiempo exacto que nos muestra el flujo de efectivo.

Para mostrar esa información presionamos el botón derecho del ratón, seleccionamos al asistente para Diagramar Gantt y en el paso que nos permite seleccionar la opción “Información personalizada” allí escogemos la posición (Derecha o Izquierda y seleccionamos el campo “Costo”).

En este segundo artículo vimos como definir los desembolsos de efectivo a través de la tabla de Costo, recursos y tareas.  Esto permitirá que desarrollemos no solo un cronograma de actividades sino también el desembolso necesario para cumplir con los compromisos dentro del proyecto y hagamos una programación adecuada del efectivo, que es tan importante dentro del proyecto para no atrasar las tareas por no manejar un adecuado control sobre el flujo de efectivo.

Hasta la próxima,

Juan Manuel Herrera

Administrando el flujo de efectivo en MS Office Project 2007 Parte I

El flujo de efectivo en un proyecto es de vital importancia para llevar acabo un proyecto.  Pero en algunas ocasiones el flujo de efectivo no es reflejado por el costo incurrido en cada tarea sino más bien por el compromiso adquirido con el contratista.

MS Office Project 2007 nos permite asignar costos fijos asociados a la tarea e indicar cuando se efectúa el desembolso.  Para ello tenemos 3 opciones, al comienzo, al final o prorrateado.

(Para ver la vista de costos, seleccione en la barra de menú de MS Office Project 2007 la opción Ver, Tabla:Costo).

Pero esta opción suele resolver ocasiones muy sencillas de un único pago al principio o al final o bien desembolsos iguales durante el periodo de duración de la tarea, y esto se convierte en algún baste teórico y poco probable.

Veamos un caso teórico solo con estas opciones:

Un pago único de 10,000 al principio por una tarea de montaje que demorará 45 días.  en la tabla de costos ingresamos la tarea Montaje en costo fijo agregamos el valor 10,000 y luego en la columna “Acumulación de costos fijos” seleccionamos “Comienzo”.  Podemos agregar una columna de duración para facilitar este ejemplo presionando el botón “Insert” sobre uno de los encabezados de las columnas y ubicando la columna Duración agregamos esta columna.  El resultado final es este:

Para observar la fecha del desembolso utilizamos el reporte de Flujo de Efectivo disponible en el menú de Informes haciendo lo siguiente:

Haga clic sobre la opción de Informe, luego Informes, luego seleccione costos y luego haga clic sobre el botón Seleccionar:

Luego seleccione Flujo de caja, luego presione el botón Modificar y luego seleccione en la casilla Columna 1, seleccione Meses y para finalizar presione el botón Aceptar

Ahora presione el botón Seleccionar y verá el reporte.

Si observamos el reporte nos mostrará que a pesar que la tarea dura 45 días que demora hasta Marzo su finalización el desembolso debe de hacerse en Enero.

Ahora vamos a cambiar la opción en la columna “Acumulación de costos fijos” por el valor “Fin”, como se muestra abajo:

Generamos nuevamente el reporte y observamos que el desembolso de efectivo debe de hacerse en Marzo.

Ahora vamos a seleccionar la opción prorrateado

y al revisar el reporte vemos que debemos de hacer pagos similares cada mes.

Pero estos casos realmente son muy poco probables, la realidad es mas complicada para ello debemos de hacer uso de los recursos y para casos aún mas complicados de tareas adicionales, pero esto lo vamos a ver en un siguiente artículo.

Hasta la próxima,

Juan Manuel Herrera

Cambiando el formato de costos en MS Office Project 2007

Para cambiar el formato de las columnas de costos en MS Office Project Server 2007 debe de hacerse en un solo lugar, no puede cambiarse por columna como se hace en Excel, ya que los costos o valores expresados deben de estar en una moneda predeterminada. 

A continuación los pasos para realizar este cambio:

1) Seleccione en la barra de menú la opción “Herramientas”

2) Dentro del menú de Herramientas seleccione la opción “Opciones”

3) Haga clic sobre la pestaña “Vista”

4) Luego seleccione la cantidad de Decimales y la moneda deseada.  Por ejemplo decimales 0 y moneda USD.  Para finalizar presione el botón Aceptar.

5) Ahora veamos la tabla de costos e ingresemos valores para ver el resultado.  Presione la opción Ver, luego Tabla y luego Costo.

6)  Ingresamos una tarea e ingrese 10,000 en la columna Costo Fijo, y podrá ver el resultado.

Hasta la próxima,

Juan Manuel Herrera

Cómo cambiar la dirección URL de despliegue de una solución de SharePoint 2010 en Visual Studio 2010

Al momento de crear un proyecto en Visual Studio 2010 para SharePoint 2010 solicita la dirección URL donde se desplegará la solución de SharePoint pero hay ocasiones que esta dirección es necesaria cambiarla, y es lo que vamos describir en las siguientes líneas:

En el directorio donde se encuentra el proyecto, hay un archivo con extensión csproj.user. Deberemos abrirlo con un editor como notepad.exe

En la etiqueta <SharePointSiteURL> deberemos cambiar la dirección deseada y luego guardar el archivo. 

Y eso es todo, podemos abrir el proyecto desde Visual Studio y realizar el despliegue o deployment y validar que el efectivamente el cambio esta efectuado.

SharePoint4Fun,

Juan Manuel Herrera O.

SharePoint 2010:Error al acceder una reunión recurrente anterior 'g_thispagedata' is undefined

Este error se genera al personalizar la página maestra de una sitio de la plantilla de reuniones o Meeting WorkSpace Template.

Para resolverlo hay varias soluciones o bien la combinación de ambas.  En mi caso debido a que se había habilitado la característica de publicación en el sitio de Reuniones tuve que agregar las siguientes líneas dentro de la página maestra:

Al principio de la página maestra y a través de SharePoint Designer 2010 puede colocar la siguiente línea:

<%@ Register Tagprefix="Meetings" Namespace="Microsoft.SharePoint.Meetings" Assembly="Microsoft.SharePoint, Version=14.0.0.0, Culture=neutral, PublicKeyToken=71e9bce111e9429c" %>

Dentro de las siguientes etiquetas:

<script type="text/javascript">
var _fV4UI = true;

<script>

Agregar la siguiente línea:

var g_thispagedata = "";

Dentro de la etiqueta <html> puede agregar la siguiente línea:

<Meetings:PropertyBag runat="server"/>

Con ello se eliminó el error la hacer clic sobre un enlace de una reunión anterior.

Referencias donde encontré la solución a continuación:

http://sympmarc.com/2008/07/02/how-to-fix-recurring-meeting-workspace-error-%E2%80%98g_instanceid%E2%80%99-is-undefined/

http://vrey-share.blogspot.com/2011/07/gthispagedata-is-not-defined-error-in.html

http://jmhogua.blogspot.com/2011/04/como-se-puede-personalizar-la-pagina.html

SharePoint4Fun,

Juan Manuel Herrera

Artículo sobre buenas practicas desarrollando una solución Sandboxed para SharePoint 2010

Queridos lectores quiero compartir con ustedes una artículo que escribí para la revista CompartiMOSS sobre:BUENAS PRACTICAS EN EL SANDBOX página 6.  Y también para invitarlos a que disfruten de toda la edición de la revista que ya esta en su 10ma. edición.

En este artículo mostré un ejemplo de como extender la funcionalidad de la lista de Anuncios en SharePoint desplegando a través de un elemento Web una noticia gráfica (o sea que incluya imagen) la cual aplicando estilos al código HTML mejorar considerablemente.  Se requieren conocimientos sobre programación de c# y de Visual Studio 2010 para realizar el ejercicio, pero si tiene las habilidades disfrutará mucho el realizar el proyecto juntos.  Si esta interesado en el código dentro de la revista hay una dirección donde puede bajarlo.

Haga clic sobre la imagen para revisar la edición.

SharePoint4Fun!,

Juan Manuel Herrera O.

Plantillas Web Databases SharePoint 2010: Estado de sesión no esta activado. La acción o método requiere un argumento: ‘ObjectName’

Los errores que muestra son los siguientes:

Este error es común cuando empezamos a utilizar las plantillas de Web Databases disponibles en SharePoint 2010 y aún no se ha configurado debidamente la integración entre Reporting Services y Access Services.

Para ello es necesario habilitar la sesión para Access Services y esto lo hace con la siguiente línea de comando desde PowerShell para SharePoint 2010 (Recuerde ejecutarlo como Administrator)

Enable-SPSessionStateService –DatabaseName “SharePoint_AccessReports”

Luego reinicie el IIS con línea de comando IISReset.

Y luego deberá modificar los archivos de configuración de ReportServer en la siguiente ruta:

C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSRS10_50.MSSQLSERVER\Reporting Services\ReportServer\

Y los archivos a modificar son:

• rsreportserver.config
• rssrvpolicy.config

Lo que debe modificar en cada uno a continuación:

En rsreportserver.config busque la etiqueta <data> y agregue la siguiente línea:

<Extension Name="ADS" Type="Microsoft.Office.Access.Reports.DataProcessing.AdsConnection, Microsoft.Office.Access.Server.DataServer, Version=14.0.0.0, Culture=Neutral, PublicKeyToken=71e9bce111e9429c"/>

En el xml rssrvpolicy.config busque la etiqueta <NamedPermissionSets> y agregue las siguientes líneas:

<PermissionSet class="NamedPermissionSet" version="1" Name="ReportExpressionsDefaultPermissionSet"> <IPermission class="SecurityPermission" version="1" Flags="Execution" /> <IPermission class="Microsoft.Office.Access.Server.Security.AccessServicesPermission, Microsoft.Office.Access.Server.Security, Version=14.0.0.0, Culture=neutral, PublicKeyToken=71e9bce111e9429c" version="1.0" Flags="CalculationCallback" /> </PermissionSet>

Luego en el mismo archivo busque la etiqueta <CodeGroup> y cambien el siguiente atributo :

Execution por ReportExpressionsDefaultPermissionSet.

Documento original de microsoft en:

http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee662542.aspx

SharePoint4Fun!,

Juan Manuel Herrera