Las empresas enfrentan constantes desafíos como la expansión geográfica, reducción de costos, mejor uso del tiempo, mejora en la comunicación y la colaboración día a día.
Definitivamente la tecnología puede ayudar a las empresas alcanzar estas mejoras, la pregunta de un millón de dólares es que tecnología puede lograrlo y como pueden las organizaciones adoptar esta y es allí donde Office 365 entra a jugar un papel fundamental para apoyar a las empresas en esta transición de una forma que no era posible antes.
Permítame amigo lector explicarle con más detalle:
Office 365 no es otra herramienta o aplicación en la nube, sino más bien una plataforma integrada de colaboración, comunicación y productividad que empodera a los equipos con sus tareas cotidianas.
Office 365 sea una plataforma para toda la empresa crea una única forma de comunicación y de colaboración, algo muy necesario en empresas ubicadas geográficamente en múltiples localidades.
Office 365 esta en la nube esto permite a las empresas conectarse en cualquier lugar y a cualquier horario en un ambiente de alta redundancia, a prueba de fallos y con alta seguridad.
4) Que Office 365 sea un servicio permite a las empresas aprovechar las constantes mejoras y dejaremos de escuchar versiones de productos por la frase Online, ejemplo: SharePoint Online, Exchange Online, Project Online.
5) Office 365 es más que un solo producto, provee una integración perfecta de servicios como la autenticación de directorio de usuarios, correo, video y audio conferencia, estado de presencia, administración de documentos, multi edición de documentos en la nube, administración de calendario, encuestas, control de tareas, foro de discusión, etiquetado de contenido, búsqueda y filtro de contenido e información de personas, entre muchas otras más.
Muchas empresas desean obtener muchas o todas estas funcionalidades pero no conocen como obtenerlas, la buena noticia es que todas están incluidas e instaladas listas para utilizarse en Office 365, esto no quiere decir que no sea necesaria una empresa de consultoría que ayude en el proceso de adopción y equipamiento a los usuarios dentro de la organización, pero no es necesario el desarrollo e instalación ya que esta lista y corriendo en la nube.
Caso de la vida Real:
Un usuario en Dallas se autentica a su portal de O365 a través de la dirección http://portal.miempresa.onmicrosoft.com , necesita elaborar un reporte, por lo que se dirige al sitio de equipo de SharePoint Online donde esta el documento que desea modificar. En Nueva York un usuario de la misma compañía que ya estaba conectado se percata a través del estado de la presencia en Lync que se ha conectado el usuario de Dallas, que necesita preguntarle sobre fechas de producción, así que utiliza el chat de Lync para preguntarle, entonces el usuario de Dallas le indica que esta información la necesita corroborar con el usuario encargado de inventario que esta en Seattle Washington en una conferencia, por lo que escribe un correo al usuario y este lo recibe en su Windows 8 Phone que utiliza Lync nuevamente para iniciar el chat conferencia con Dallas y New York, le indica que haga una búsqueda de la palabra "Inventario de Partes" y que filtre por tipo de archivo y seleccione el archivo Excel, el cual esta conectado con el sistema de inventarios que esta la nube a través de SQL Azure. El usuario encuentra el archivo de Excel lo visualiza en el navegador, presione el botón refresh para asegurarse que es esta actualizado, copia el valor al documento que esta editando en otra página. Agrega a su asistente en la otra oficina al chat de Lync y le solicita que edite el mismo documento para colocar estilo, color y presentación. Toma un sorbo de café mientras ve como los cambios están sucediendo al otro lado de la oficina, le indica algunos cambios menores a través del chat de Lync y cuando esta listo, presiona el botón de Iniciar Flujo de Aprobación, el cual envía un correo a su jefe inmediato para que autorice el documento, el cual esta de viaje en Argentina. El Usuario en Argentina recibe la notificación en su teléfono Windows 8 Phone, hace clic sobre el enlace del mensaje el cual lo lleva a Office 365 este revisa el documento que puede visualizar sin necesidad de descargarlo y presiona el botón Aprobar en SharePoint Online. De regreso en Dallas es recibida la notificación de la aprobación del documento el cual es dirigido a través de una regla del organizador de contenido de SharePoint Online hacia a una biblioteca de reportes mensuales en el sitio del presidente de la compañía que esta en una reunión de negocios y ha sido notificado de la actualización en su biblioteca sin intervención humana, sin una llamada de teléfono y el costo de esta transacción fueron de 0.70 centavos de dólar que es lo que cuesta aproximadamente una hora para un usuario de una compañía de 100 usuarios que estas distribuidos alrededor de estados unidos y del mundo.
Ahora pregunto cuanto se ahorro en boletos, en llamadas telefónicas, en productividad de los empleados, en eficiencia en los procesos y el usuario no tubo que despegarse un momento de su silla, ni salirse de una aplicación para otra, y ejecutar esto manualmente el cual pudiera demorarlo unas horas más, sino es que todo el día en recopilar y perseguir a los usuarios para obtener esta información.
Gracias a Office 365, el crecimiento de la compañía no se verá afectado, sino más bien apoyará y mejorará las destrezas de la organización en laque comunicación y colaboración, la clave esta en apoyarse en una empresa que conozca el producto y empodere a los usuarios dentro de la organización para garantizar la adopción y mejoramiento de la productividad.
Quiero terminar indicando que Office 365, ya no es un tema técnico sino más bien de negocios y debe de verse bajo esta luz para que pueda alcanzar todo su potencial dentro de la organización y sea un valor o activo dentro de esta.
Desde la perspectiva de negocios si Office 365 me permite aumentar la colaboración de los equipos, mejora la comunicación, y esta disponible de inmediato en cualquier lugar geográfico donde tenga una conexión a la nube, permitirá a los gerentes de hoy en día a expandirse con mayor agilidad sin forzosamente que realizar una inversión de infraestructura tecnología alta y que puede ser contratada con su tarjeta de crédito personal o empresarial. Esto dará a las empresas que lo adopten una ventaja competitiva y una mejora en la eficiencia hacia sus clientes tanto internos como externos.
Me despido invitándolos a que piensen con más orientación de negocios y menos técnica ya que no es más un tema de tecnológico primordialmente.
Juan Manuel Herrera Ocheita
