Buenas Prácticas para la Estructura de Datos en SharePoint para Aplicaciones en PowerApps

 Introducción:

En el desarrollo de aplicaciones en PowerApps utilizando SharePoint como backend, es fundamental entender y aplicar buenas prácticas de estructura de datos. Aunque muchas de estas prácticas se derivan de conceptos de bases de datos relacionales, SharePoint requiere enfoques específicos debido a su naturaleza y manejo de datos.

 

1. Comprendiendo SharePoint como Fuente de Datos:

 

SharePoint almacena datos en listas y bibliotecas, cada una adecuada para diferentes tipos de datos y usos.

Las listas son ideales para datos estructurados, mientras que las bibliotecas se usan para documentos y archivos.

 

2. Principios Básicos de Modelado de Datos Relacionales:

 

Normalización: En bases de datos relacionales, la normalización es clave para evitar redundancias y asegurar la integridad referencial.

Sin embargo, en SharePoint, la normalización puede ser contraproducente debido a las limitaciones en las consultas y el rendimiento.

 

3. Diseño de Listas y Bibliotecas en SharePoint:

 

Diseña listas con columnas personalizadas para capturar los datos necesarios.

Utiliza tipos de contenido y metadatos para organizar y categorizar la información de manera eficiente.

4. Relaciones y Lookup Columns:

 

En lugar de utilizar columnas de búsqueda tradicionales (lookup columns) para crear relaciones entre listas, considera almacenar tanto el código como el nombre de la referencia directamente en la tabla de transacciones.

Este enfoque, aunque desnormalizado, mejora el rendimiento y facilita el manejo de datos históricos.

 

5. Manejo del Estado y Actualizaciones en PowerApps:

 

PowerApps permite manejar datos de SharePoint de manera eficiente, pero es crucial mantener la consistencia del estado.

Usa colecciones en memoria para manejar el estado de elementos pendientes de actualización y asegurarte de que los usuarios estén al tanto de que sus solicitudes están siendo procesadas.

 

6. Optimización y Buenas Prácticas:

 

Indexa columnas utilizadas frecuentemente en filtros y búsquedas para mejorar el rendimiento.

Limita el número de elementos en las listas para evitar problemas de rendimiento.

Utiliza fórmulas eficientes y minimiza la cantidad de consultas en PowerApps.

 

7. Preparación para Reportes Eficientes:

 

Diseña listas que ya contengan la información necesaria para generar reportes.

Actualiza estas listas con cada operación para que, al momento de generar un reporte, sea posible hacerlo de manera rápida y eficiente a través de una exportación de CSV.

Este enfoque asegura que los reportes se generen de forma inmediata y sin demoras en el procesamiento de información.

 

8. Consistencia en Tipos de Datos y Nombres de Columnas:

 

Mantén el tipo de dato y el nombre de las columnas exactamente igual en todas las listas que hagan referencia a esos datos.

Asegúrate de que, si una columna es numérica en una lista, sea numérica en todas las listas que la referencien, y lo mismo para texto y otros tipos de datos.

Esto facilita el desarrollo de software y evita conversiones innecesarias, garantizando coherencia y precisión en el manejo de datos.

 

9. Evitar Valores Predeterminados y Campos Obligatorios:

 

No utilices los valores predeterminados de las columnas de SharePoint, ya que esto puede ser contraproducente en los flujos de Power Automate.

Evita configurar campos como obligatorios a nivel de lista en SharePoint.

Maneja la captura de los campos obligatorios a nivel de la aplicación en Power Apps para evitar problemas en los flujos y asegurar que los valores no se actualicen involuntariamente.

Conclusión:

Aplicar estas buenas prácticas garantiza que tus aplicaciones en PowerApps sean robustas, escalables y fáciles de mantener.

La combinación de prácticas específicas para SharePoint y un enfoque práctico en el manejo de datos asegurará el éxito de tus aplicaciones.