Método Indirecto de Actualización para Power Apps y SharePoint Online

 

En este post, quiero compartir un enfoque eficiente y seguro para gestionar actualizaciones en listas de SharePoint Online desde Power Apps, al que llamo el método indirecto de actualización. Este método permite realizar actualizaciones y eliminaciones en listas maestras sin otorgar permisos directos de edición a los usuarios, incrementando así la seguridad y el control sobre los datos.

¿En qué consiste el método indirecto de actualización?

El método indirecto de actualización se basa en utilizar listas intermedias para manejar las operaciones de agregar, actualizar y eliminar elementos en una lista maestra. La estructura básica incluye:

1. Lista Maestra: La lista principal en SharePoint donde se almacenan los datos definitivos. Los usuarios tienen permisos de solo lectura.
2. Lista de Actualizaciones: Una lista donde los usuarios pueden agregar elementos que representan solicitudes de actualización. Los usuarios tienen permisos para agregar elementos.
3. Lista de Eliminaciones: Una lista separada donde los usuarios pueden agregar elementos que representan solicitudes de eliminación. Los usuarios tienen permisos para agregar elementos.

Proceso de Funcionamiento

1. Agregar Elementos: Los usuarios pueden agregar nuevos elementos directamente en la Lista de Actualizaciones. Un flujo de Power Automate se dispara al detectar un nuevo elemento, procesando la solicitud y actualizando la Lista Maestra en consecuencia.
2. Actualizar Elementos: Similar al proceso de agregar, los usuarios realizan cambios en los elementos de la Lista de Actualizaciones. El flujo de Power Automate detecta las modificaciones y aplica las actualizaciones en la Lista Maestra.
3. Eliminar Elementos: Los usuarios agregan un elemento en la Lista de Eliminaciones indicando cuál debe ser eliminado. El flujo de Power Automate toma esta solicitud y elimina el elemento correspondiente en la Lista Maestra.

Manejo de Estados en Power Apps

Un aspecto crucial al implementar este método en Power Apps es manejar la latencia en la ejecución de los flujos de Power Automate, ya que los eventos en SharePoint no se disparan de forma inmediata. Para asegurar que los usuarios sean conscientes de que sus solicitudes están en proceso, es necesario manejar colecciones en memoria dentro de Power Apps. Estas colecciones indican que el estado de algún elemento agregado o eliminado está pendiente de actualizarse.

De esta manera, cuando un usuario realiza una acción, Power Apps agrega el elemento a una colección que marca dicho elemento como pendiente. Así, el usuario puede ver que su solicitud se está procesando, aunque el flujo de Power Automate todavía no haya completado la operación en la Lista Maestra.

Beneficios del Método Indirecto

1. Seguridad Mejorada: Al restringir los permisos de la Lista Maestra a solo lectura, evitamos que los usuarios modifiquen o eliminen datos críticos directamente.
2. Control de Acceso: Los usuarios solo pueden agregar elementos a las listas intermedias, evitando la necesidad de permisos de edición directa en la Lista Maestra.
3. Automatización: Los flujos de Power Automate gestionan automáticamente las operaciones en la Lista Maestra basándose en los eventos disparados por las listas intermedias.
4. Simplicidad en Power Apps: La aplicación Power Apps solo necesita conectarse a las listas intermedias, simplificando la configuración y reduciendo el riesgo de errores en la manipulación de la Lista Maestra.

Implementación del Método

1. Crear Listas en SharePoint Online:
• Lista Maestra
• Lista de Actualizaciones
• Lista de Eliminaciones
2. Configurar Permisos:
• Lista Maestra: Permisos de solo lectura para los usuarios.
• Listas de Actualizaciones y Eliminaciones: Permisos para agregar elementos.
3. Desarrollar Flujos en Power Automate:
• Flujo para procesar nuevas adiciones y actualizaciones desde la Lista de Actualizaciones a la Lista Maestra.
• Flujo para manejar eliminaciones desde la Lista de Eliminaciones a la Lista Maestra.
4. Configurar Colecciones en Power Apps:
• Crear y manejar colecciones en memoria para indicar el estado de los elementos pendientes de actualizarse o eliminarse, asegurando que los usuarios sepan que sus solicitudes están en proceso.

Conclusión

El método indirecto de actualización para Power Apps y SharePoint Online es una estrategia poderosa para mejorar la seguridad y el control en la gestión de datos. Al implementar listas intermedias y automatizar las operaciones con flujos de Power Automate, podemos asegurar que solo se realicen cambios autorizados en la Lista Maestra, manteniendo la integridad y la seguridad de nuestros datos. Además, el manejo de colecciones en Power Apps proporciona una experiencia de usuario fluida, informando a los usuarios sobre el estado de sus solicitudes.