En este post, quiero compartir un enfoque eficiente y seguro para gestionar actualizaciones en listas de SharePoint Online desde Power Apps, al que llamo el método indirecto de actualización. Este método permite realizar actualizaciones y eliminaciones en listas maestras sin otorgar permisos directos de edición a los usuarios, incrementando así la seguridad y el control sobre los datos.
¿En qué
consiste el método indirecto de actualización?
El método indirecto de actualización se basa
en utilizar listas intermedias para manejar las operaciones de agregar,
actualizar y eliminar elementos en una lista maestra. La estructura básica
incluye:
- Lista Maestra: La
lista principal en SharePoint donde se almacenan los datos definitivos.
Los usuarios tienen permisos de solo lectura.
- Lista de Actualizaciones: Una
lista donde los usuarios pueden agregar elementos que representan
solicitudes de actualización. Los usuarios tienen permisos para agregar
elementos.
- Lista de Eliminaciones: Una
lista separada donde los usuarios pueden agregar elementos que representan
solicitudes de eliminación. Los usuarios tienen permisos para agregar
elementos.
Proceso de Funcionamiento
- Agregar Elementos: Los
usuarios pueden agregar nuevos elementos directamente en la Lista de
Actualizaciones. Un flujo de Power Automate se dispara al detectar un
nuevo elemento, procesando la solicitud y actualizando la Lista Maestra en
consecuencia.
- Actualizar Elementos:
Similar al proceso de agregar, los usuarios realizan cambios en los
elementos de la Lista de Actualizaciones. El flujo de Power Automate
detecta las modificaciones y aplica las actualizaciones en la Lista
Maestra.
- Eliminar Elementos: Los
usuarios agregan un elemento en la Lista de Eliminaciones indicando cuál
debe ser eliminado. El flujo de Power Automate toma esta solicitud y
elimina el elemento correspondiente en la Lista Maestra.
Manejo de
Estados en Power Apps
Un aspecto crucial al implementar este método
en Power Apps es manejar la latencia en la ejecución de los flujos de Power
Automate, ya que los eventos en SharePoint no se disparan de forma inmediata.
Para asegurar que los usuarios sean conscientes de que sus solicitudes están en
proceso, es necesario manejar colecciones en memoria dentro de Power Apps.
Estas colecciones indican que el estado de algún elemento agregado o eliminado
está pendiente de actualizarse.
De esta manera, cuando un usuario realiza una
acción, Power Apps agrega el elemento a una colección que marca dicho elemento
como pendiente. Así, el usuario puede ver que su solicitud se está procesando,
aunque el flujo de Power Automate todavía no haya completado la operación en la
Lista Maestra.
Beneficios
del Método Indirecto
- Seguridad Mejorada: Al
restringir los permisos de la Lista Maestra a solo lectura, evitamos que
los usuarios modifiquen o eliminen datos críticos directamente.
- Control de Acceso: Los
usuarios solo pueden agregar elementos a las listas intermedias, evitando
la necesidad de permisos de edición directa en la Lista Maestra.
- Automatización: Los
flujos de Power Automate gestionan automáticamente las operaciones en la
Lista Maestra basándose en los eventos disparados por las listas
intermedias.
- Simplicidad en Power Apps: La
aplicación Power Apps solo necesita conectarse a las listas intermedias,
simplificando la configuración y reduciendo el riesgo de errores en la
manipulación de la Lista Maestra.
Implementación
del Método
- Crear Listas en SharePoint Online:
- Lista Maestra
- Lista de Actualizaciones
- Lista de Eliminaciones
- Configurar Permisos:
- Lista Maestra: Permisos de solo lectura para los usuarios.
- Listas de Actualizaciones y Eliminaciones: Permisos para agregar
elementos.
- Desarrollar Flujos en Power Automate:
- Flujo para procesar nuevas adiciones y actualizaciones desde la
Lista de Actualizaciones a la Lista Maestra.
- Flujo para manejar eliminaciones desde la Lista de Eliminaciones a
la Lista Maestra.
- Configurar Colecciones en Power Apps:
- Crear y manejar colecciones en memoria para indicar el estado de
los elementos pendientes de actualizarse o eliminarse, asegurando que los
usuarios sepan que sus solicitudes están en proceso.
Conclusión
El método indirecto de actualización para
Power Apps y SharePoint Online es una estrategia poderosa para mejorar la
seguridad y el control en la gestión de datos. Al implementar listas
intermedias y automatizar las operaciones con flujos de Power Automate, podemos
asegurar que solo se realicen cambios autorizados en la Lista Maestra,
manteniendo la integridad y la seguridad de nuestros datos. Además, el manejo
de colecciones en Power Apps proporciona una experiencia de usuario fluida,
informando a los usuarios sobre el estado de sus solicitudes.
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