Creando la infraestructura para utilizar Excel Services dentro de SharePoint Server

Los servicios de Excel nos permitirán entre otras cosas conectar los cubos de Analysis Services desde un portal de SharePoint como “Pivot Tables”. Excel Services no soporta tables.

Cuando se crea una conexión de datos dentro de Excel que va hacer utilizado en una librería dentro de SharePoint cuidar deshabilitar la opción predeterminada “Always use connection file”. Ya que indicaremos que solo utilice las conexiones de datos de la librería de SharePoint.

Un repaso como crear una conexión dentro de Excel es la siguiente:

En el menú superior seleccione Data, From Other Sources, From Analysis Services 2005 y siga las siguientes imágenes:

Autentíquese con el servidor de SSAS:

Seleccione el cubo:

Indíquele que siempre va utilizar este archivo para actualizar la información y luego seleccione la configuración de autenticación y seleccione el nombre de la aplicación de Single sign on de SharePoint. Para más información revise el siguiente artículo:Como crear un archivo odc por medio de Excel para SharePoint .

CONFIGURANDO EXCEL SERVICES en SharePoint Server

Ahora vamos a crear la infraestructura de Excel Services de SharePoint que se utilizará en conjunto con “Single sign on” para conectar Analisys Services de SQL-Server y SharePoint.

En resumen debemos de:

a) Crear una librería de conexión de datos.

b) Definir la librería de conexión como confiable.

c) Definir la librería de documentos Excel como confiable.

d) Verificar que el proveedor de acceso a datos que utilizamos en Excel es la misma versión que esta en SharePoint Instalada.

e) Realizando la prueba con el elemento Web Excel Web Access.

En detalle debemos de:

Esta librería es útil para tener de una forma centralizada y controlada las conexiones hacia los datos para documentos Excel, elementos Web que utilizan archivos ODC u Object Data Connection.

a) Creando una librería de conexión de datos. Con una cuenta con permisos administrativos en SharePoint dentro de nuestro portal hagamos lo siguiente:

1. Site Actions
2. View all site content
3. Create
4. Data Connection Library
5. Escriba el nombre, la descripción de la librería y presione el botón [Create].

b) Definiendo la librería de conexiones como segura:

Esta librería se utiliza como cualquier otra librería de SharePoint, solo lo único que debemos de indicar que esta librería es segura. Esto dentro del Proveedor de Servicios Compartidos de SharePoint o Shared Service Provider, [SharedService1], [Excel Services], [Excel Services Trusted Data Connection Libraries]. Como se muestra en la imagen de abajo:

c) Definiendo la librería de Excel como segura:

Una ejemplo de una librería de documentos para depositarlos documentos de Excel en SharePoint luce como la siguiente imagen:

Agregando la librería como una fuente segura:

Siempre en el proveedor de Servicios Compartidos de SharePoint: [SharedService1], [Excel Services], [Excel Services Trusted File Locations], seleccione [Add Trusted File Location].

Lo mas sobresaliente a definir esta la dirección o Address donde esta la librería de documentos (Importante debe de ser la dirección sin parámetros y sin el nombre de la página) donde depositará los documentos Excel.

Dirección válida: http://newserver/Reports/ReportsLibrary

Dirección inválida: http://newserver/Reports/ReportsLibrary/Forms/current.aspx

El campo Allow External Data debe de tener el siguiente valor: “Trusted data connection libraries only”. Esta opción solo permitirá conexiones a través de los archivos odc que enlazaremos con la librería de SharePoint.

d) Verificar que el proveedor de acceso a datos que utilizamos en Excel es la misma versión que esta en SharePoint Instalada.

Dentro de Excel 2007 podemos verificarlo en el menú: Data, Connections, Properties, como se muestra abajo:

Si no sabe como crear una conexión de datos refiérase al siguiente artículo: Como crear un archivo odc por medio de Excel para SharePoint .

Para revisar la versión en SharePoint Server, vaya a: Central Administration, SharedService1, Trusted data providers.

Ubíquelo si no es el mismo debe de modificar la connection string del archivo de Excel y colocar la versión instalada en SharePoint. Si ya lo publico, elimínelo de la librería de conexión de datos de SharePoint y vuélvalo a publicar. Si tiene duda como hacerlo revise el siguiente artículo:Como crear un archivo odc por medio de Excel para SharePoint .

e) Realizando la prueba con el elemento Web Excel Web Access:

Seleccione una página para editarla y agregar el elemento web, como lo muestra la siguiente página:

Haga clic sobre el elemento Web y presione el botón [Add]. Le dará como resultado la siguiente imagen:

Haga clic sobre el enlace …tool pane. Haga clic sobre la columna [Workbook…]

Seleccione la librería, luego el documento de Excel y por ultimo presione el botón [OK].

Deje los valores predeterminados y presione el botón [OK] para finalizar.

Espere que termine de conectarse y obtener la información:

Si todo esta bien configurado deberá darle los resultados que espera como muestro el ejemplo de abajo:

Si no revise cada uno de los pasos que le indique en este artículo, y en las referencias que menciono abajo.

Esta infraestructura funciona en conjunto con la Configuración de Single Sign On de SharePoint, favor revise el artículo que escribí al respecto: Cómo utilizar la autenticación del Portal de SharePoint para autenticarnos a Analisys Services en otro Servidor distinto al de SharePoint Server?

Una vez configurado estas dos infraestructuras Excel Services y Single sign on. Solo queda crear los archivos ODC para conectar todo desde SharePoint. Para ello revise el artículo con la siguiente descripción: http://jmhogua.blogspot.com/2009/08/como-crear-una-object-data-connection_04.html

Espero tenga éxito en la configuración de los servicios de Excel y disfrute realizando Dashboards en SharePoint, que es la parte mas divertida al final de toda la configuración.

Hasta al próxima,

Manolo Herrera