Como publicar en SharePoint Online un reporte de Power BI Parte II

En la primera parte vimos como publicar desde el espacio de trabajo de una cuenta de Power BI Pro un reporte e incrustrarlo en SharePoint Online.  En esta segunda parte vamos a ver como desde un espacio de trabajo de Aplicación se comparte un reporte para que sea visualizado desde SPO o SharePoint Online.   La parte de incrustar el reporte desde SPO con ayuda del elemento web Power BI no las repetiré así que si no vieron la primera parte se los recomiendo.

Desde Power BI con una cuenta Power BI Pro.
Vamos a seleccionar Workspaces y Create app workspace

Vamos a colocarle el nombre Mi equipo de trabajo, vamos a indicar que es Privado dejando la opción Private - Only approved members can see what's inside y dejamos también la opción Members can edit Power BI content. En la casilla Add workspace members vamos a incluir al usuario en este ejemplo powerbicolaborador, que será el usuario que nos apoyará para elaborar el reporte en powerbi.

Ahora vamos a simular que el colaborador construye el reporte en Power BI para ello ingresamos con dicha cuenta a POWER BI.  Desde la cuenta powerbicolaborador seleccionamos Areas de trabajo y luego Mi equipo de trabajo.  Desplegará la opcion de Probar Power BI Pro gratis y Actualizar cuenta de lo cual seleccionaremos la primera.

Simulando un reporte vamos a seleccionar Ejemplos dentro de Obtener datos y seleccionamos el Ejemplo de análisis de minoristas y la opción conectar  ( si le da error, solo intentelo de nuevo y debería de obtener el reporte de ejemplo sin problema).

Listo el reporte esta ya construido

Ahora regresamos con la cuenta administradora para publicar el reporte y compartirlo.  Desde el Workspace Mi Equipo de trabajo seleccionamos la opción Publish App que aparece en la parte superior derecha de la página:

Y nos muestra 3 pestañas

Detalles podemos colocar una descripción y color.  Seleccionemos Content o Contenido.  Esta opción nos permitirá elegir que contenido deseamos publicar.  Para nuestro ejemplo selecionaremos la opción Report ya que es lo que publicaremos en SharePoint.

Luego seleccionamos la pestaña Access y seleccionamos al usuario jherrera para que pueda ver el reporte desde SPO.

Si deseamos darle permiso a otro usuario necesitamos agregarlo al espacio de trabajo primero para luego poderlo incluir en el app.

Para finalizar presionemos el botón amarillo Finish que esta en la parte superior derecha de la página

Ahora realizamos el mismo procedimiento que en la parte I; Creamos una pagina en SharePoint y agregamos el reporte.  Para el enlace del reporte necesitamos irnos al reporte y seleccionar la opción Embed in SharePoint Online y creamos el enlace en el QuickLaunch.

Y luego asigne permisos a la cuenta para que pueda ingresar al sitio de SharePoint.

Listo eso es todo!

Si el usuario intenta ver el reporte de IT Spend analysis le indicará que no puede verlo ya que no fue compartido con el.

Eso es todo por estos artículos, Enjoy!.

Juan Manuel Herrera Ocheita

Como publicar un reporte de Power Bi en SharePoint Online Parte I

A la fecha 16 de Octubre del 2017 hay dos formas de compatir un reporte de Power BI para incrustar en SharePoint Online.   En esta primera parte vamos a ver la forma habitual de compartir desde el espacio de trabajo individual de un usuario de Power BI, en la segunda parte lo veremos como se hace desde un equipo de trabajo.

Requisitos:

1. Tener una cuenta de Power BI Pro
2. Tener una cuenta de Office 365 que incluya SharePoint Online (preferencia E3)
3.  Tener permisos de Full Control sobre el sitio donde deseamos  incrustrar el reporte de Power BI.
4. Conocimientos básicos en el uso de reportes en Power BI, conocimiento básicos de SharePoint Online.


Primero lo primero
Desde My Workspace seleccionamos Get Data, hacemos clic sobre Samples, seleccionamos uno de los ejemplos disponibles en Powe BI, y presionamos el botón Connect.  Deberá mostrarle en el tablero el reporte.

Luego seleccionamos Reports y seleccionamos el reporte.

Luego seleccionamos Pin live Page

Luego nos vamos a Dashboards

Y sobre el reporte seleccionamos la opción de Share

Incluimos a los usuarios a los que les daremos el permiso de visualizar el reporte

Y presionamos el botón Share.

El siguiente paso es muy importante ya que el usuario debe de ingresar por lo menos una vez a Power Bi, si el usuario ya es usuario de Power Bi y ya ingreso por lo menos una vez al sitio ya no es necesario hacer este paso.

El usuario recibirá este correo:

El usuario debe de ingresar al enlace para que quede registrado su permiso en Power BI, si este paso no lo hace el usuario cuando incrustemos el reporte en SharePoint Online el no podrá verlo.

En nuestro caso para este ejemplo utilizaremos la opción Probar Power BI Pro gratis, actualizar cuenta es la opción Pagada.

Hacemos clic para iniciar el período de prueba y luego muestra otro mensaje de éxito que omití en el artículo ya que pienso no vale la pena.

Si hacemos clic sobre la opción Compartido conmigo deberías de ver el reporte compartido con la cuenta jherrera.

Si el usuario hace clic sobre el reporte debería poder verlo

Bueno ahora que compartimos de forma correcta el reporte y validamos que el usuario si tiene acceso al mismo nos toca ver la parte de SharePoint

Con la cuenta administradora del sitio donde vamos a publicar el reporte.  En Power Bi vamos a obtener el enlace para incrustarlo en SharePoint.  Seleccionamos Reports hacemos clic sobre el reporte y seleccionamos File y Embedded in SharePoint Online.

Ahora desde SharePoint Online

Seleccionamos Configuración o Tuerquita y elegimos la opción Add a page

Ahora colocamos el nombre y seleccionamos la opción + para agregar el elemento web Power BI

Presionamos el botón Add report y pegamos el enlace que copiamos desde Power BI .

Podemos seleccionar en Page Name el nombre de la pagina que deseamos mostrar (Esto puede demorar un poco así que espere un momento a que muestre en Page Name las páginas disponibles del reporte).  Si ya terminamos la configuración del elemento web presionamos la opción Save and Close en la parte superior izquierda como se muestra en la imagen.  Y por último presione el botón Publish.

Ahora necesitamos darle permiso al usuario En SharePoint para que por lo menos pueda ingresar al sitio.  Por ello le otorgaremos el permiso de lectura.  Vaya a Configuración o Tuerquita, y seleccione la opción Site Permisssions.  Ahora seleccione Share Site y escriba el nombre del usuario en este caso es jherrera y presione el Botón Add.

Un paso más y estamos listos.  Vamos a colocar un enlace en el Quick Launch (menú de lado izquierdo de la página) para que el usuario acceda al reporte desde SPO.  Haga clic en la opción Edit Link haga clic sobre el signo más y llene la casilla Address y Display Name similar a como se muestra en la imagen de abajo:

Presione el botón OK.

Listo ahora vamos con la cuenta del usuario Jherrera para que ingrese a SPO y validemos que puede ver el reporte.  Vamos a https://portal.office.com hacemos clic en el icono de SharePoint y hacemos clic sobre Frequent sites Guatemala  Team Site.  Hacemos clic sobre el enalce ITSpend analysis Sample in Power BI y esperamos un momento a que muestre el reporte y debería mostrarnos el reporte incrustrado de Power BI en el sitio de SharePoint como se muestra abajo en la imagen:

Eso es todo amigos!, en la segunda parte veremos otra forma de compartir el reporte desde Power BI.

Juan Manuel Herrera Ocheita