Creando entradas de blog en SharePoint 2010 desde el envío de correo

Esto es posible gracias a la opción “Incoming E-mail” disponible en SharePoint 2010 en cualquiera de sus versiones (Foundation,Standard,Enterprise).  En este artículo vamos a ver como configurarlo y que problemas podemos encontrar y posibles soluciones.

Los pasos resumidos a seguir son los siguientes:

1) Configurar el servicio SMTP en el Front-End de SharePoint.

2) Configurar la opción Incoming E-mail en el Central Administration.

3) Configurar la lista de Blog.

4) Validar registros MX y Puertos.

5) Realizar las pruebas de funcionalidad.

Veamos a detalle cada uno de estos pasos.

Breve explicación del proceso

El servicio SMTP de Windows nos permitirá escuchar en el puerto 25 (el predeterminado) los correos que se redirecciones al servidor Front-End de SharePoint, los cuales serán descargados en una carpeta de correo de descarga, luego el mensaje será tomado por el Timer Service de SharePoint 2010 a través del Timer-Job llamado  (que esta disponible hasta después de realizar el paso 2).  Y este redirige el mensaje a la lista que tiene la cuenta de correo especificada (Paso 3), donde es depositada.  No todas las listas tiene esta opción de recibir correos como entradas (por ejemplo las tareas) y no todas las listas acepta el formato del correo como (el calendario, necesario un evento con formato ics), pero entre las mas usadas las bibliotecas y los blogs.

Paso 1:

Valide si ya tiene el Servicio SMTP en el servidor Front-End de SharePoint, sino  siga el enlace de abajo.

Para instalar el servicio de SMTP de Windows Server favor seguir este enlace: http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc772058(v=ws.10).aspx

Una vez que ya tenga el servicio instalado en el Front-End lo configuraremos haciendo lo siguiente:

Creando un nuevo alias:  Ejecute el IIS 6.0 Manager, luego presione clic derecho sobre Domains, New y luego Domain…

Luego seleccione la opción Alias y luego presione el botón Next.

Seleccione un alias para este servicio.  Para este ejemplo escogeremos smtp.infowareplus.com por ultimo presione el botón Finish.

 

Nota:  No se olvide de configurar el servicio para que inicie automáticamente y su recuperación en caso de falla es que se reinicie cada 5 minutos como se muestra en las imágenes de abajo:

Ahora solo vamos a copiar la ruta del directorio de descarga o Drop Directory que utilizaremos en el próximo paso.  Para ello para el nombre de dominio Predeterminado (Default) haga clic derecho y seleccione la opción Properties, levantará una ventana donde le mostrará el directorio de descarga.  Copie la ruta Ctrl+C.

 

Paso 2:

En este paso configuraremos SharePoint para habilitar en las listas y bibliotecas la recepción de correo entrante. 

Desde el Central Administration, seleccione System settings y luego el enlace “Configure incoming e-mail settings”

Seleccione los siguientes valores para las siguientes casillas:

Enable sites on this server to receive e-mail?

Yes

Settings mode:

Advanced

E-mail server display address:  (ingrese el alias del dominio configurado en el smtp service)

smtp.infowareplus.com

En la casilla E-mail drop folder: Pegue o escriba la ruta de la carpeta de descarga o drop folder.   Y por ultimo presione el botón Finish.

Ahora vamos a verificar el permiso de la cuenta que ejecuta el Timer Service de SharePoint en el directorio de descarga o Drop foler. Para ello ejecute la consola de servicios: services.msc

La cuenta que ejecuta este servicio debe de tener los permisos Modify.  En esta caso la cuenta spfarm tiene permisos de administrador local, por lo que no debo de preocuparme, pero usted valide si esto es así para la cuenta que ejecuta este servicio en su instalación.

Paso 3:

Ahora vamos a configurar  el blog del perfil de usuario que esta disponible en SharePoint Server 2010.  En la parte superior derecha donde esta el usuario conectado haga clic sobre el luego haga clic sobre My Profile.

Seleccione el enlace My Content

Luego haga clic en la opción Create Blog (si aún no lo tiene creado).

En Blog Tools seleccion Manage Posts

 

Haga clic en List en el Ribbon y luego List Settings.

Luego en la sección Communications, seleccione la opción Incoming e-mail settings  (sino le aparece y no es una lista de Tareas, es porque no realizó el paso 2 o hubo algún error).

Seleccione la opción  Allow this list to receive e-mail? Yes

En la casilla E-mail address: escriba la cuenta de correo ficticia que utilizará para enviar el correo y lo pueda redirigir SharePoint al Blog. 

En la casilla E-Mail Security seleccione la opción: Accept e-mail messages based on list permissions.  Este opción es la recomendada para que solo acepte corres enviados de usuarios que tiene correo electrónico asociado y que tiene permiso asignado al sitio o a la lista de Blog.  Si estas dos condiciones no se cumplen le mostrará a nivel del USLogs de SharePoint error de acceso denegado al procesar el mensaje.

En la casilla Post Publishing seleccione la opción que mas le haga sentido y que cubra sus objetivos.  Para finalizar presione el botón Ok.

 

Paso 4:  Validar los registros MX y Puertos

En este paso deberá registrar el alias que coloco en el paso 1  para que todos los correos enviados a este alias sea redireccionado al servidor de SharePoint. 

Luego revise el Firewall local del Servidor y de la red interna validando que el puerto 25 (el predeterminado) o el puerto que esta escuchando el Servicio SMTP este abierto.

Paso 5: Realizar las pruebas de funcionalidad

Revise lo siguiente:

1) Si al enviar el correo a la dirección de ejemplo no le regresa un correo de rechazo.

2) Si el mensaje aparece como un archivo en el directorio c:\inetpub\mailroot\drop de extensión eml.

3) Si no llega a la biblioteca y al revisar los registros de bitácora de SharePoint da un error de acceso denegado es porque el usuario no tiene permisos en la biblioteca o bien el usuario no tiene cuenta de correo electrónico asociada, esto lo puede revisar en el perfil de SharePoint.

El contenido del archivo eml es el siguiente:

x-sender: micorreo@gmail.com
x-receiver: miblog@alias.dominio.com
Received: from mail.google.com ([ip address]) by x-corporation with Microsoft SMTPSVC(7.5.7601.17514);
     Tue, 10 Jul 2012 10:02:04 -0600
Received: by lbdb5 with SMTP id b5so64129lbd.3
        for <miblog@alias.dominio.com>; Tue, 10 Jul 2012 09:02:11 -0700 (PDT)
X-Google-DKIM-Signature: v=1; a=rsa-sha256; c=relaxed/relaxed;
        d=google.com; s=20120113;
        h=mime-version:in-reply-to:references:date:message-id:subject:from:to
         :content-type:x-gm-message-state;
        bh=saQCDmOD7S38FXhx34I61T3upzX4EI8+pRbIkW3qkMU=;
        b=KoQccQW+6o2mVZbtPb+IYCdx9DP4/BSsoNKQ93StWohV4sx1+1FCNFpAjrfyW/2ad7
         cklTN0Xz0Oqwt1gSLgwlXRGSyrFLHQBCSaqdmdN59VGrKX+3PmIP1ZjdzhrooBbRqmaf
         bpRC1nVUFXYh2JZr0eI7+MKud5rPkwYhkjCeagXe59aXmDjDl4G5Z7Jb9WTTaZse464b
         hZRrT80BF5HSIpwN23/G0Mf/GduXCYKRbO90fnYZ1OHlsoS6cVddP2Ps1m5TT0a99U1s
         NRPoBjaTHH4W2cn3RKUpn2EFYqwTt53MLP9491Z/RBmTwdtWrb1kwVhwhiNnlYZnbY++
         op1g==
MIME-Version: 1.0
Received: by 10.152.127.98 with SMTP id nf2mr9706519lab.4.1341936131436; Tue,
10 Jul 2012 09:02:11 -0700 (PDT)
Received: by 10.114.38.104 with HTTP; Tue, 10 Jul 2012 09:02:11 -0700 (PDT)
In-Reply-To: <CACRdqqpPyxPtUH_WQQJ2Cjhy-sPjPDj8arMr_biJXa3HHXdw_w@mail.gmail.com>
References: <CACRdqqpPyxPtUH_WQQJ2Cjhy-sPjPDj8arMr_biJXa3HHXdw_w@mail.gmail.com>
Date: Tue, 10 Jul 2012 10:02:11 -0600
Message-ID: <CACRdqqoxE3SYEzp6s=JTvcd8CjH0ARDCpBKwLW8Q-BqCrykmWg@mail.gmail.com>
Subject: Fwd: Testing from gmail
From: micorreo@gmail.com
To: miblog@alias.dominio.com
Content-Type: multipart/mixed; boundary=f46d042d05aa6cf14304c47bda2f
X-Gm-Message-State: ALoCoQkgxOizZKw6JloykgwZwy9e+tQjs8GmEH1doXgmXGPRO4a3SkvLeHJMCueeFRBl6aHJwg3T
Return-Path: micorreo@gmail.com
X-OriginalArrivalTime: 10 Jul 2012 16:02:05.0304 (UTC) FILETIME=[59D81F80:01CD5EB5]

--f46d042d05aa6cf14304c47bda2f
Content-Type: multipart/alternative; boundary=f46d042d05aa6cf13f04c47bda2d

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En este artículo vimos como configurar el correo entrante en SharePoint y así poder alimentar un blog desde el envió de un correo.

SharePoint4Fun,

 

Juan Manuel Herrera Ocheita

Error de Acceso denegado intermitente en SharePoint 2010 no importando los permisos que se asignen

Este error es en la mayoría de ocasiones difícil de rastrear su origen y por lo tanto su solución.  Pero al final es muy sencillo resolverlo. 

Los síntomas son los siguientes:

1) Al parecer la primera vez que visitamos la página no nos da el error pero si regresamos a la misma  nos muestra un error de acceso denegado.

2)A pesar que el usuario tenga permisos de administrador de la colección de sitios, le muestra el mismo error de acceso denegado.

3)La única forma de brindar acceso pareciera con una policita de usuario a nivel de la aplicación Web.

El problema:

SharePoint 2010 tiene una opción para configurar el cache de objetos con el propósito de agilizar la navegación en las páginas del portal.  Y eso lo hace por medio de dos cuentas de dominio que no deberían ser ni la cuenta administradora de la granja SPFarm, ni tampoco SPAdmin.  Sino algo como SPSuperUser y SPSuperReader. 

El problema se inició con el siguiente mensaje de error que reporta el visor de Windows en el Servidor de SharePoint.

Object Cache: The super user account utilized by the cache is not configured. This can increase the number of cache misses, which causes the page requests to consume unneccesary system resources.
To configure the account use the following command 'stsadm -o setproperty -propertyname portalsuperuseraccount -propertyvalue account -url webappurl'. The account should be any account that has Full Control access to the SharePoint databases but is not an application pool account.
Additional Data:
Current default super user account: SHAREPOINT\system

Entonces ejecutamos estas líneas de comando con las cuentas nuevas recién creadas y por un tiempo todo parece estar bien hasta que el cache es depurado o se inicia el IIS o el servidor.  Entonces todos los síntomas arriba mencionados se hacen presentes.

La Solución:

Debe darle permisos a nivel de cada Aplicación Web a las cuentas Super User  de Control Total  y Super Reader de Lectura.  Esto lo puede hacer según la documentación por medio de línea de comando o bien desde el Central Administration.

Personalmente me gusta más hacerlo a nivel de Central Administration para asegurarme que los permisos fueron dados. 

Pero aquí el artículo con la solución: http://technet.microsoft.com/en-us/library/ff758656#section2

O bien por brevedad ´la solución por línea de comando:

$wa = Get-SPWebApplication -Identity "<WebApplication>"

$wa.Properties["portalsuperuseraccount"] = "<SuperUser>"

$wa.Properties["portalsuperreaderaccount"] = "<SuperReader>"

$wa.Update()

* Esto debe de ejecutarse en una ventana de PowerShell que tenga cargadas las librerías de SharePoint .

En este artículo vimos como resolver el misterioso error de acceso denegando que sucede al parecer intermitentemente.

 

SharePoint4Fun!,

Juan Manuel Herrera

Recuperando un documento de una base de datos de contenido desconectada SharePoint 2010

Suele suceder en el manejo de documentos dentro de SharePoint 2010 que un documento con modificaciones recientes es reemplazado por uno más antiguo o vacío y sino se tiene habilitada la opción de versionamiento en la biblioteca no podrá el usuario final recuperar la versión anterior tendrá que escalar el requerimiento al departamento de IT para restaurar una copia de respaldo y aquí es donde entra la opción nueva de SharePoint 2010 denominada “Recover data from an unattached content database” dentro del Central Administration.  Esta opción nos permitirá restaurar una copia de respaldo de SQL Server con otro nombre y de forma desconectada extraer el contenido del mismo para recuperarlo.

Esta opción no existía en 2007 y se tenía que recurrir a herramientas de terceros o a restaurar todo un ambiente de granja de SharePoint separado para realizarlo.   Hoy con SharePoint 2010 aunque no es una opción tan automatizada como se desearía si nos brinda el camino para realizar una restauración relativamente sencilla.

El procedimiento que realizaremos para la recuperación es el siguiente:

0) Identificar el nombre de la base de datos de Contenido donde esta el documento que se desea recuperar.  Ejecute en PowerShell for SharePoint 2010 la siguiente línea de comando:

Get-SPContentDatabase –site [url site collecction]

El resultado debería ser similar al siguiente:

Id               : 33cc84ba-3243-4e69-b542-c1d5ec18f6c8
Name             : WSS_Content_Administracion
WebApplication   : SPWebApplication Name=SharePoint - 80 - Portal Infoware
Server           : Infoware-WFE-01
CurrentSiteCount : 1

En la línea “Name” encontrará el nombre de la base de datos de contenido que esta buscando.

1) Restaurar la copia de respaldo de la base de datos de contenido deseada en el Servidor de SQL Server disponible (si es el mismo de SharePoint restaurar la base de datos de contenido con otro nombre)

Para mas información de cómo restaurar una base de datos en SQL Server ir a: http://technet.microsoft.com/en-us/library/ms177429.aspx

2) Ahora nos conectamos al Central Administration por medio del navegador y vamos a la opción “Backup and Restore” y seleccionamos la opción “Recover data from and unattached content database”

3) Llenamos los campos requeridos.  En este caso es solo necesitamos el nombre de la base de datos de contenido y presionar el botón Next.

4) Seleccione la colección de sitios, el sitio donde esta la biblioteca y en list: la biblioteca donde esta el documento a restaurar.  Por ultimo seleccione la opción “Export site or list”, y presione el botón Next.

 

5) Escriba en la casilla “FileName:” la ruta y el nombre del archivo donde desea depositar el contenido.  En esta caso como solo vamos a recuperar un documento no nos interesa recuperar la seguridad.  Continue el proceso presionando el botón  Start Export.

6) Espere a que le indique que a finalizado el proceso .

7) Ahora vamos a crear una base de datos de contenido nueva solo para depositar el backup y extraer el documento que deseamos.  Para eso ejecute la siguiente línea de comando:

        New-SPContentDatabase –Name [DatabaseName] –WebApplication [WebApplication]

Reemplace [DatabaseName] con algo como WSS_Content_Recuperacion.  Y [WebApplication] con el nombre de la aplicación Web a la que va asociar esta nueva base de contenido.  Por ejemplo: http://miportal

8) Ahora vamos a crear el sitio primario de la colección de sitios de esta nueva base de datos para que podamos importar el contenido extraído anteriormente.  Ejecute la siguiente línea de comando en una instancia de PowerShell for SharePoint 2010:

        New-SPSite –Url [FullUrl] –Template [Template] –ContentDatabase [DatabaseName] –Name [Title]  -owneralias [PrimaryOwner]  -Language [Language]

Reemplace [FullUrl] por la ruta donde va a crear la nueva colección de sitios. Ejemplo: http://miportal/area/recuperacion

Reemplace [Template] por el nombre de la plantilla equivalente al contenido extraído. Que en este caso en una plantilla de Equipo por lo que debe de escribir STS#0.  Para listar las plantillas disponibles y sus codigos ejecute la línea de comando: Get-SPWebTemplate o consulte http://technet.microsoft.com/en-us/library/ff607910.aspx.

Reemplace [DatabaseName] por el nombre de la base de datos de contenido recién creada para este propósito.  El nombre utilizado es WSS_Content_Recuperacion.

Reemplace [Title] por el título del sitio primario entre comías si lleva espacios, algo como: “Recuperación]

Reemplace [PrimaryOwner] por el nombre del usuario que esta utilizando para realizar este proceso.  Ejemplo: midominio\esteusuario.

Reemplace [Language] por el código del lenguaje del contenido a recuperar.  En este caso es inglés entonces corresponde el código 1033 y si fuera español por ejemplo es 3082.  Para conocer la lista completa de códigos de idiomas utilizados en SharePoint vea: http://technet.microsoft.com/en-us/library/ff463597.aspx.

 

9) Si todo fue un éxito podrá navegar a la dirección y ver el sitio como le muestro a continuación:

10) Listo el sitio donde vamos a recuperar el documento, vamos a ejecutar la línea de comando desde PowerShell for SharePoint 2010 que importará el contenido a este sitio.  Ejecute la siguiente línea:

import-SPWeb http://portal.infowareguate.com/area/recuperacion -path c:\temp\documentoArecuperar.cmp -updateversions overwrite

Reemplace el valor del parámetro  -SPWeb por la url que corresponda a su instalación y el valor del parámetro –path donde este tiene ubicado el archivo .cmp donde extrajo el contenido.  Al finalizar el proceso le indicará que ha creado un archivo log, reviselo para validar que el contenido pudo ser extraído.

Log file generated:
        c:\temp\documentoArecuperar.cmp.import.log

11) Ahora el ultimo paso depende de usted y es que valide con el usuario final si es el documento con la información que espera.  Si lo es solo le queda descargar el archivo de la biblioteca y subirlo a la biblioteca indicada.

 

En este artículos vimos como recuperar un documento de una copia de respaldo de la base de datos de contenido en SQL Server, utilizando la opción “Recover data from an unattached content database” el Central Administration de SharePoint 2010.  Y por ultimo favor habilítele al usuario el versionamiento en la biblioteca, limitando la cantidad de versiones por documento para controlar el crecimiento de la biblioteca. Cómo hacerlo en la siguiente dirección: http://technet.microsoft.com/es-es/library/ff718246 .

SharePoint4Fun!,

 

Juan Manuel Herrera Ocheita