Un caso práctico: Instalando Project Server 2007 sobre Windows Server 2008 R2

Project Server 2010 fue elevado a un producto de primera clase en Microsoft por lo que ya no se instala sobre la versión incluida de SharePoint en las versiones de servidor si no que debe de instalarse sobre SharePoint Server 2010 Edición Enterprise para aprovechar el soporte de inteligencia de negocios que tiene este producto.  Pero el tema es que el licenciamiento se eleva ya que hay que adquirir la licencia de SharePoint Server Enterprise y la licencia de Project Server 2010 adicional esto eleva los costes para las empresas que solo desean utilizar la parte de seguimiento y control de proyectos que tiene Project Server 2007.

Por la razón anterior empresas que inician en el proceso de administración de proyectos están seleccionando la opción de realizar un downgrade a Project Server 2007 pero utilizando los productos mas recientes en Sistema Operativo de Servidor y Base de Datos.

En este Caso vamos a ver los requerimientos de Hardware y Software necesario para mezclar tecnologías anteriores con actuales.  El problema radica en los cubos de Project Server 2007 que por mantener compatibilidad con SQL Server 2000 requiere que ciertos add-ons necesarios para desplegar los cubo deben de mantenerse en SQL Server 2005 aunque se esta utilizando bases de datos y los servicios de análisis de SQL Server 2008 R2.

A continuación el detalle:

Prepararemos dos servidores con Windows Server 2008 R2 Standard (La versión R2 solo viene para 64 bits).  Un servidor cubrirá el rol de Front-End y de Aplicación y el segundo de Servidor de base de datos.

En el servidor B para base de datos deberemos instalar de SQL Server 2008 R2 Edición Estándar.

En el servidor A  instalaremos la versión de Project Server 2007 con Service Pack 2.0 ó 3.0 incluido para evitar el error de incompatibilidad que muestra por ser ediciones desarrolladas en años diferentes.  Para ello es necesario crear un Create an installation source that includes software updates (Office SharePoint Server 2007)

Luego de instalar los bits de Project Server 2007 (El cual incluye WSS 3.0 automáticamente) le solicitará ejecutar el asistente de configuración de productos y tecnologías de SharePoint Services 3.0.  Esto creará la aplicación Web para la Administración Central de la granja o Central Administration.

Luego preparación de los paquetes de idioma a instalar con el service pack 3.0 incluído.  También es necesario crear un slipstreamed.

Información de Service Packs and Language Packs en:

http://blogs.technet.com/b/office_sustained_engineering/archive/2011/10/25/office-2007-and-sharepoint-2007-service-pack-3-availability.aspx

Deberá ejecutar el asistente de configuración de productos y tecnologías de SharePoint Services 3.0. tanto para el paquete de idioma de Wss 3.0 como el paquete de idiomas para Servidores Microsoft Office 2007 ya que ambos productos están instalados en el servidor.

Luego de configurar WSS 3.0 (levantar los servicios de WSS 3.0), el correo saliente y aprovisionar Project Server 2007.

Ahora es necesario configurar los cubos de Project Server para ello es necesario seguir la siguiente guía.

Requirements for using SQL Server 2008 Analysis Services with the Project Server 2007 Cube Building Service

Por ultimo vamos a instalar Reporting Services de SQL Server 2008 R2 Edición Estándar.

Luego instalaremos el Add-in de Reporting Services SQL Server 2008 SP2 para WSS 3.0.  (La versión Microsoft® SQL Server® 2008 R2 Service Pack 1 (SP1) Reporting Services Add-in for Microsoft SharePoint® Technologies 2010 aunque lo instaló error no mostró las características que se instalan en WSS 3.0 para integrar con SSRS).

Luego es necesario configurar la integración de Reporting Services con WSS 3.0 y viceversa para ello puede consultar el siguiente artículo que aunque es para SharePoint 2010 es el mismo procedimiento: http://jmhogua.blogspot.com/2010/08/sintesis-de-debe-de-tomar-en-cuenta.html .

Para resolver algunos problemas que surgen por la coexistencia entre SSRS 2008 R2 y los cubos de Project Server 2007 puede dirigirse a las siguientes direcciones:

http://social.msdn.microsoft.com/Forums/en/sqlsetupandupgrade/thread/d8daadc5-14bd-4670-ae23-af6a6b7177eb

http://support.microsoft.com/hotfix/KBHotfix.aspx?kbnum=972511&kbln=en

Esto es una guía para la instalación de Project Server 2007 sobre Servidores Windows Server 2008 R2 y SQL Server 2008 R2 ambos en su edición Estándar.

Hasta la próxima,

Juan Manuel Herrera

Como cambiar la visualización de un hito en MS Office Project 2007 para que respete la duración de la tarea

Existen dos formas de mostrar hitos en MS Office Project 2007, una es ingresando una tarea con duración cero y otra es habilitando la opción marcar como Hito dentro de las opciones avanzadas de la tarea.  Pero Si la tarea tiene una duración mayor a cero días en el diagrama de Gantt solo nos mostrará un pequeño rombo .

Para modificar esta forma predeterminada de visualización debemos de hacer lo siguiente:

1) Presionamos el botón derecho del ratón sobre el diagrama de Gantt y seleccionamos la opción “Estilos de barra…”

2) Seleccionamos la fila del Hito, luego en las columna “Parte Inicial” en Forma: seleccionamos la opción en blanco, en la parte Central en la columna Forma: seleccionamos una barra, en Trama una barra azul y en la sección “Parte final” seleccionamos un símbolo para el hito como es un punto dentro de un circulo con línea negra.  Para finalizar presione el botón Aceptar.

El resultado final será que el hito mostrará la duración de la tarea e indicará que es un hito también.

Hasta la próxima,

Juan Manuel Herrera

Administrando el flujo de efectivo en MS Office Project 2007 Parte II

En la primera parte (http://jmhogua.blogspot.com/2012/01/administrando-el-flujo-de-efectivo-en.html) explicamos sobre el manejo como a través de los costos fijos asociados a la tarea podemos iniciar en que momento se puede hacer el desembolso.  Pero también comentaba que esta opción por si solo es poco común que solo se debe de hacer un solo pago al principio, prorrateo o al final. 

En este artículo vamos a realizar algunos casos de ejemplos que se asemejan a situaciones mas reales que enfrentamos en el manejo de flujo de efectivo dentro de un proyecto.

Para manejar dos pagos sobre una misma tarea, necesitamos los recursos para aplicar el segundo pago, por eso dentro de MS Office Project 2007 vamos a seleccionar la vista de Hoja de Recursos y vamos continuar con el mismo ejemplo del artículo anterior.

La hoja de recursos nos permitirá crear el recurso tipo Costo que vamos aplicar para realizar el pago al final.  Para cambiar a la hoja de recursos seleccione en la barra de menú Ver y luego Hoja de recursos.

Dentro de la hoja de recursos modifique las siguientes columnas “Nombre del recurso”, “Tipo” y “Acumular”, con los siguiente valores respectivamente: “Costo al final”, “Costo” y “Fin”.

Ahora vamos a regresar a la vista de diagrama de Gantt a la tabla de costos.  Para ello en la barra de menú seleccione la opción “Ver” y luego “Diagrama de Gantt”, nuevamente seleccione “Ver”, luego “Tabla” y luego “Costo”. 

Verifique que la columna de “Acumulación de costos fijos” tenga el valor “Comienzo”.

Sobre la tarea “Montaje” presione el botón de “Asignar Recursos” .  Esto nos levantará una ventana de los recursos disponibles para asignar en la tarea.  Vamos a suponer que debemos de hacer un ultimo pago de 10,000.  Para ello seleccione el recurso “Costo al final” y en costo asigne el valor de 10,000 y luego presione el botón Asignar. 

Luego presione el botón cerrar y la tarea montaje debería de mostrar un costo total de 20,000.

Luego seleccionemos el informe de flujo de caja (Informe, Informes, Costos, Flujo de Caja, Seleccionar). 

Observaremos dos desembolsos uno en enero y el otro en Marzo, ya que la tarea demora 45 días y hemos indicado que un desembolso será al inicio por medio del costo fijo y luego el otro al final a través del recurso “Costo al final”.

Ahora vamos  a realizar un ultimo caso donde deberá realizarse un pago en febrero de 5,000.  Para ello vamos agregar una tarea llamada “Pago a proveedor” con duración cero y con fecha 27 de febrero y en la columna costo fijo 5000 y en la columna “Acumulación de costos fijos” el valor “Comienzo”.  Para ingresar la fecha deberemos agregar a la tabla de Costo, la columna “Comienzo”, como se muestra en la imagen de abajo:

Ahora observemos el reporte de flujo de caja, y veremos el nuevo pago en febrero.

Se preguntará porque agregar una tarea al proyecto solo por el pago al proveedor, bueno la importancia del flujo de efectivo en un proyecto da la justificación para realizarlo. 

Si agregamos los costos al diagrama de Gantt podremos ver el monto que representa cada tarea aunque no en el tiempo exacto que nos muestra el flujo de efectivo.

Para mostrar esa información presionamos el botón derecho del ratón, seleccionamos al asistente para Diagramar Gantt y en el paso que nos permite seleccionar la opción “Información personalizada” allí escogemos la posición (Derecha o Izquierda y seleccionamos el campo “Costo”).

En este segundo artículo vimos como definir los desembolsos de efectivo a través de la tabla de Costo, recursos y tareas.  Esto permitirá que desarrollemos no solo un cronograma de actividades sino también el desembolso necesario para cumplir con los compromisos dentro del proyecto y hagamos una programación adecuada del efectivo, que es tan importante dentro del proyecto para no atrasar las tareas por no manejar un adecuado control sobre el flujo de efectivo.

Hasta la próxima,

Juan Manuel Herrera

Administrando el flujo de efectivo en MS Office Project 2007 Parte I

El flujo de efectivo en un proyecto es de vital importancia para llevar acabo un proyecto.  Pero en algunas ocasiones el flujo de efectivo no es reflejado por el costo incurrido en cada tarea sino más bien por el compromiso adquirido con el contratista.

MS Office Project 2007 nos permite asignar costos fijos asociados a la tarea e indicar cuando se efectúa el desembolso.  Para ello tenemos 3 opciones, al comienzo, al final o prorrateado.

(Para ver la vista de costos, seleccione en la barra de menú de MS Office Project 2007 la opción Ver, Tabla:Costo).

Pero esta opción suele resolver ocasiones muy sencillas de un único pago al principio o al final o bien desembolsos iguales durante el periodo de duración de la tarea, y esto se convierte en algún baste teórico y poco probable.

Veamos un caso teórico solo con estas opciones:

Un pago único de 10,000 al principio por una tarea de montaje que demorará 45 días.  en la tabla de costos ingresamos la tarea Montaje en costo fijo agregamos el valor 10,000 y luego en la columna “Acumulación de costos fijos” seleccionamos “Comienzo”.  Podemos agregar una columna de duración para facilitar este ejemplo presionando el botón “Insert” sobre uno de los encabezados de las columnas y ubicando la columna Duración agregamos esta columna.  El resultado final es este:

Para observar la fecha del desembolso utilizamos el reporte de Flujo de Efectivo disponible en el menú de Informes haciendo lo siguiente:

Haga clic sobre la opción de Informe, luego Informes, luego seleccione costos y luego haga clic sobre el botón Seleccionar:

Luego seleccione Flujo de caja, luego presione el botón Modificar y luego seleccione en la casilla Columna 1, seleccione Meses y para finalizar presione el botón Aceptar

Ahora presione el botón Seleccionar y verá el reporte.

Si observamos el reporte nos mostrará que a pesar que la tarea dura 45 días que demora hasta Marzo su finalización el desembolso debe de hacerse en Enero.

Ahora vamos a cambiar la opción en la columna “Acumulación de costos fijos” por el valor “Fin”, como se muestra abajo:

Generamos nuevamente el reporte y observamos que el desembolso de efectivo debe de hacerse en Marzo.

Ahora vamos a seleccionar la opción prorrateado

y al revisar el reporte vemos que debemos de hacer pagos similares cada mes.

Pero estos casos realmente son muy poco probables, la realidad es mas complicada para ello debemos de hacer uso de los recursos y para casos aún mas complicados de tareas adicionales, pero esto lo vamos a ver en un siguiente artículo.

Hasta la próxima,

Juan Manuel Herrera

Cambiando el formato de costos en MS Office Project 2007

Para cambiar el formato de las columnas de costos en MS Office Project Server 2007 debe de hacerse en un solo lugar, no puede cambiarse por columna como se hace en Excel, ya que los costos o valores expresados deben de estar en una moneda predeterminada. 

A continuación los pasos para realizar este cambio:

1) Seleccione en la barra de menú la opción “Herramientas”

2) Dentro del menú de Herramientas seleccione la opción “Opciones”

3) Haga clic sobre la pestaña “Vista”

4) Luego seleccione la cantidad de Decimales y la moneda deseada.  Por ejemplo decimales 0 y moneda USD.  Para finalizar presione el botón Aceptar.

5) Ahora veamos la tabla de costos e ingresemos valores para ver el resultado.  Presione la opción Ver, luego Tabla y luego Costo.

6)  Ingresamos una tarea e ingrese 10,000 en la columna Costo Fijo, y podrá ver el resultado.

Hasta la próxima,

Juan Manuel Herrera