Semana Project Server 2007: Acerca de las TimeSheets o Parte de horas y el tiempo administrativo

Las TimeSheets son el repositorio para reportar el trabajo realizado durante un tiempo determinado (predeterminado una semana) tanto en Proyectos como en otras actividades de trabajo administrativo o de no trabajo dentro del horario laboral como es una enfermedad, o un permiso personal).

Dentro de Project Server el reportar el avance de las tareas es de preferencia utilizar las tareas asociadas al proyecto para reportar el avance y no una hoja tabular donde coloco el tiempo trabajado en ella.

Entonces podemos utilizar para el tiempo del proyecto las tareas y las TimeSheets para reportar el tiempo que no es de proyecto.

El tiempo administrativo que requiere autorización impedirá que la TimeSheet  sea enviada al adminsitrador de TimeSheets hasta que autorice dicho Tiempo Administrativo reportada dentro de la TimeSheet mostrando un indicador color amarillo y mostrando el mensaje que no puede ser enviada hasta que sea autorizado dicho Tiempo Administrativo. 

Nota: Predeterminadamente los recursos tiene asignado como Administrador de las TimeSheet esto eliminará el proceso de pre-autorizar antes de enviar la hoja administrativa y mucho menos autorizar la misma hoja ya que el mismo usuario que la llena es el que la autoriza.  Esto lo podemos cambiar en el Centro de Recursos o en la Administración de Usuarios.

Para finalizar el relato luego de enviada la Hoja de Tiempo si no ha sido autorizada una vez podemos seleccionar en Acciones la opción Recuperar la TimeSheet y esto como sucede con un correo en Outlook recupera la TimeSheet sin dejar rastro.  Si mas de una vez se autorizó la hoja igualmente podemos recuperarla para editarla y el administrador de la hoja tendrá la versión ultima que autorizó y cuando enviemos la nueva el decidirá si la Acepta o Rechaza.

Algo extremadamente importante para tomar en cuenta con las TimeSheets las horas reportadas allí influirá en el cronograma del  proyecto al abrir nuevamente le proyecto desde Project Professional correrá las fechas de las tareas que fueron afectadas por ese tiempo que reportamos que ocupamos en otra cosa que no fue la tarea.  Si deseáramos contrarrestar este efecto aunque sobre carguemos al recurso es en opciones avanzadas de la información de la tarea dentro de Project Professional utilicemos la opción Task Constraint  seleccionando la opción Must Finish on y la fecha que deseamos para que no corra la tarea afecta y regrese el cronograma a lo programado inicialmente.

Bueno espero aclarar algunos temas que solo a través de estos escenarios expuestos podemos descubrir su funcionamiento.

Hasta la próxima amigos!,

Manolo Herrera

Semana de Project Server 2007: Sabía Ud. que los permisos de Área de Trabajo de cada Proyecto es manejado por los permisos de Project Server

Recientemente me solicitaron que no se permitiera a todos los usuario a que consulte el área de trabajo de los proyectos, sino solo aquellos que se les autorizará.

Aclaración:  Antes de continuar debo aclarar que deberá el amigo lector tener experiencia configurando el Project Server ya que no describo paso a paso como hacerlo sino una explicación sobre el asunto.

La problemática y la solución esta en que todos los usuarios que tienen el permiso de “View Project Workspace”, cuando Project Server sincroniza los permisos de Project Server con las áreas de trabajo cada vez que:

• Se crea un usuario.
• Se activa un Usuario.
• Se cambian los permisos de un usuario.
• Se publica un proyecto.

Nota: Esto es cierto siempre y cuando tenga habilitada la opción predeterminada  "Automatically add Project Web Access users to project team Web site when SharePoint site is created or when the project manager publishes the project information to Project Server" dentro de la opción “Project Workspace Provisioning Settings” .

Qué hicimos? le quitamos a los grupos de Project Sever este permiso y adivine que solo los integrantes del grupo y jefes de proyecto podían verlo y algo mas respetando el RBS o EDR(Estructura Detallada de Recursos) que se aplican a las reglas de las categorías asociadas al grupo.

Otra cosa que descubrimos, y es que si agregamos a un proyecto otros integrantes que no tenga asignado alguna tarea le da permisos de Lectura sobre el proyecto una forma interesante de permitirle a un usuario en especifico como un stakeholder o interesado en el proyecto  para que pueda ver la información del área de trabajo del proyecto.

Otro descubrimiento fue que el permiso “Save Project to Project Server” que predeterminadamente lo tiene los Jefes de Proyecto y los Jefes de Cartera de Proyectos. Tiene el permisos en las áreas de trabajo Equivalente a Project Managers (Microsoft Office Project Server) a nivel de Sitio de SharePoint. que pueden crear Sub sitios como Áreas de reuniones disponibles dentro del evento de un calendario del área de trabajo.

Un escenario Especial solicitado fue el siguiente darle permisos a usuarios a una vista que accederán usuarios de otros departamentos interesados en un proyecto de un departamento en específico y que no pudieran ver el área de trabajo solo el cronograma es decir el centro de proyectos.  Que hicimos?

• Crear una Plantilla de Seguridad.  (Para aplicar los permisos de la categoría y del grupo mas adelante solo con los necesarios para hacer logon y ver el centro de proyectos y ver el detalle del proyecto.)
• Una Vista. (Para filtrar por medio de los campos personalizados empresariales asociados al proyecto el proyecto que pertenece al área que esta desarrollando el proyecto.)
• Una categoría. (Para que no aplique los permisos del RBS o EDR sino todos los proyectos que contiene la vista, ya que los usuarios que vamos agregar pertenecerán a otros departamentos.) 
• Un Grupo. (Que represente a los interesados en estos proyectos, asociando la categoría y aplicando la plantilla de seguridad  en la categoría asociada al grupo y a los permisos globales del grupo según la plantilla).

Como eliminamos el que pudieran ver el área de trabajo entonces aunque pueda ir al centro de proyectos y ver le proyecto al hacer clic sobre la opción Ir al Área de trabajo, le da un error de acceso denegado.  Si quisieran darle acceso al área de trabajo deberán entonces agregarlos al proyecto como miembros de equipo sin asignarle ninguna tarea.

Para finalizar con el tema indicarle que aquellos usuarios que por medio de un grupo tiene el permiso “Manage Windows SharePoint Services” en los permisos globales ellos tiene el equivalente a Web Administrator (Microsoft Office Project Server) que predeterminadamente están únicamente en los usuarios que pertenecen al grupo Administradores de Project Server.

Hasta la próxima!,

Manolo Herrera

Tip del día: Lista de prerrequisitos para una Instalación Típica de SharePoint y/o Project Server

Esta recomendación se base en una instalación típica sobre Windows Server 2003 y SQL Server 2005.

Cuales son los prerrequisitos para instalar cualquiera de estos dos productos:

1. Windows Server 2003 con Service pack 2
2. IIS Instalado con los servicios mínimos (sin ftp,smtp).
3. .Net Framework 2.0 y 3.0 (Requerido para los Workflows de SharePoint). Opcional el .net Framework 3.5 que si lo instalas te incluye ambos Frameworks con sus Service Pack 1.0 respectivos.
4. SQL-Server 2005 con Service Pack 2.0 instalado. Ojo mejor si las bases de datos de SQL-Server esta en el disco que tenga mayor disponibilidad de espacio y no en el del sistema operativo. O cambiar el directorio predeterminado donde crea las base de datos y Logs y reiniciar los servidores. Los servicios mínimos a instalar en SQL-Server 2005 son: Database Engina, Integration Services, Client Tools y Server Agent. Si vamos incluir Reportería incluyamos Reporting Services, si vamos incluir Cubos para el caso de Project Server incluyamos Analisys Services.

Con ello deberíamos poder instalar los Productos de Office Server como SharePoint o Project Server.

Hasta la próxima,

Manolo Herrera

La diferencia entre Timephased y Non-Timephased en Project Server 2007

Una pregunta que se hace a menudo cuando se esta analizando los cubos de información de Project Server que significa o que representa este termino. Una imagen puede decir mas que 1000 palabra como la de abajo:

Si observamos, los proyectos, tareas, asignaciones, y recursos representan el tiempo planificado, planeado, calendarizado relacionados a los proyectos.

Por otro lado el termino Non-timephased, representa el tiempo que no es calendarizado como regular en el cronograma de los proyectos, como lo son: problemas, riesgos, entregables y las hojas de tiempo que representa todo el tiempo administrativo que no es de algún proyecto como lo es: visitas al médico, tareas de urgencia, vacaciones, etc.

Bueno espero haber aclarado algo, algún amigo lector.

Hasta la próxima,

Manolo Herrera

Bitácora de Restauración de Base de datos de Ejemplo para Demo de Project Server 2007

Para los interesado en preparar una demostración de Project Server 2007, sin necesidad de bajar la máquina virtual completa ( que es mas pesada). Puede bajar las bases de datos en el sitio de Codeplex: http://code.msdn.microsoft.com/PS2007SampleDB . Lo que no nos dicen los muchachos es como restaurarlas, por ellos este artículo. Así que les dejo con el procedimiento para realizar con éxito la restauración:

1) Restauración de Base de Datos: WSS_content, ProjectServer_Draft, ProjectServer_Published, ProjectServer_Archive, ProjectServer_Reporting, con los nombres predeterminados, recomendado.

2) Instalación de Project Server 2007 Versión en Inglés. Instalación Avanzada y Completa

3) Levantar el servicio de Project Server Application, y de Search.

4) Crear la aplicación en el puerto 80. Esta conectará el nombre de base de datos wss_content restaurada con el portal de project server PWA.

5) Crear el Proveedor de Servicios Compartidos. Dentro de Application Management, seleccione la opción Create or Configure farm’s Shared Services.

6) Haga clic sobre New SSP

7) Cree una nueva aplicación Web para la administración de el proveedor de servicios compartidos (por razones de brevedad no incluiré los pasos para crear una aplicación, solo seleccione el enlace y como decimos por mi tierra, siga el camino).

8) Coloque la cuenta de administrador del servidor y su clave. Por ultimo presione el botón Ok.

6) Una vez creado seleccione la opción Project Web Access Sites para crear la interfase de usuario de Project Server conocida como PWA.

7) Seleccione la Aplicación predeterminada (El puerto 80). Coloque el nombre predeterminado de la interfase PWA. Si utilizó los nombres predeterminados para las base de datos restaurados no hay mas que hacer, presione aceptar y listo.

7) La base de datos wss_content trae una colección de sitios instalada llamada litware, pero necesita agregar el el administrador de colecciones ya que trae el usuario de la demostración donde fueron extraídas por lo que debe de cambiarlo. Para ello vaya al Central Administration, en Application Management, Site Collection Administrators. Coloque el usuario administrador y presione el botón Ok.

Eso es todo amigos. No funcionarán algunas páginas del contenido de sitios,pero esto es porque no tenemos los elementos web de la demostración. Pero toda la información de Proyectos si esta disponible. La sección de Data Analysis esta renombrada como Project Report Center. Tendrá algunas complicaciones para que funcione el control Activex que muestra los cubos, pero será de configurar el IE habilitando las opciones que trae deshabilitadas el IE predeterminados, y con eso debería funcionar. Buena suerte con esto último.

Hasta la próxima,

Manolo Herrera

Tip del día:Problemas con la cola de trabajos de Project Server 2007

He encontrado los dos siguientes 3 tips de lo mejor para resolverlos, aun un cuarto que se me escapaba.

1. Para cancelar un trabajo habilitar la opción avanzada de cancelar los trabajos. En [Manage Queue] seleccion [Advanced Options], y habilite la opción [Cancel jobs getting enqueued ].
2. Que trabajo cancelar es una importante decisión para ello se debe de agregar la columna CorrelationID y ordernar el listado de trabajos por esta columna y ver el número mas pequeño ver su estado y cancelarlo y esperar que los de mas trabajos empiecen a ejecutarse. En [Manage Queue] expanda [Columns],Agregue la columna [Correlation ID] y subala hasta arriba. Presione [Refresh Status] y Ordenelo por [Correlation ID].
3. Verificar el rango de fechas que estamos viendo los trabajos pueda que el trabajo que este deteniendo la cola sea mas antiguo que el periodo default de la vista de trabajos en cola. Seleccionelo y presione el botón [Cancel Jobs]. Otra forma de ver el trabajo problema es indicarle al usuario que reporto el problema que vaya a [Personal Settings] dentro del Project Web Access y seleccione [My queue jobs] y envie el cuadro por excel al administrador para lea cual es el que esta deteniendo los demás trabajos.
4. Tenga paciencia. por mas que reinicie la cola deberá esperar varias horas dependiendo del numero de trabajos en cola o el tamaño de los proyectos que están en cola para procesarlos. De todos modos si quiere reiniciar la cola aunque no tenga ningún efecto de todos modos. En el servidor en al linea de comando ejecutar la siguientes líneas:

net stop "Microsoft Office Project Server Queue Service"

net start "Microsoft Office Project Server Queue Service"

Para Novatos:

Para ir a la cola de trabajos de EPM haga lo siguiente: Ingrese a Project Web Access en el navegador escriba: http://servername/pwa y presione enter. Escoja las siguientes opciones [Server Settings],[Manage queue].

Recuerde, guarde la calma, base sus acciones en el conocimiento adquirido y apliquélo.

Manolo Herrera

Excelente Articulo sobre el manejo de colas en Project Server 2007

Una breve y concisa explicación sobre los estados de la cola y como enfrentar algunos problemas cotidianos con la misma. En mi experiencia personal me ha servidor para entender y resolver algunos problemas con la trabajos en la cola de Project Server 2007, por lo que se los recomiendo. Esta en habla inglesa pero con mucha claridad sus explicaciones. Aquí les dejo el enlace:

http://blogs.msdn.com/brismith/archive/2007/02/28/my-queue-is-stuck-how-to-manage-your-queue-service-in-project-server-2007.aspx

Hasta la próxima!,

Manolo Herrera

Error al intentar abrir un proyecto desde Proyect Server

Síntoma:

Cuando acabas de guardar un nuevo proyecto, y te permite guardarlo, e incluso publicarlo. Pero luego cierras el proyecto y no te permite abrir no indicando donde este el origen del error. Si puedes publicar un proyecto y luego no abrirlo son señales que hay algo que esta impidiendo que puedas comunicarte con el Proyect Server, y tengas instalado algún firewall en tu computador, muy probablemente esta es la causa.

Solución:

La solución es avisar al departamento de IT, para que te ayude, o configurarlo tu o simplemente desintala dicho FireWall a nosotros nos sucedió con el firewall de Norton que muy restrictivo por default, por la premura de tiempo y como no era el estándar de la empresa, procedimos desintalarlo, y esto soluciono el problema con la comunicación de Proyect Server. Si es el Firewall standard que utiliza la compañía deberás indagar el puerto conque se comunica Project Server y habilitarlo en el firewall para poderte comunicar adecuadamente.

Espero te ayude esta rápida solución. Hasta la próxima!.

Manolo Herrera

Problemas con My Task en Project Server 2007

Pareciera que esto ocurre a menudo en Project Server 2007, especialmente cuando publicamos los proyectos y hemos hechos muchos cambios. Es importante notar que en Proyect Server cada tarea presenta una fila en base de datos por lo menos y que debemos tener cuidado al modificar el proyecto y publicarlo ya que podemos provocar la corrupción de una o varias tareas de algún proyecto.

El síntoma

Muy posiblemente si no es desplegada las tareas en el link de My Task a todos los usuarios o le de un error desconocido (An unexespected error has occured) a uno de ellos se debe a que algunas filas de las tareas están corruptas.

Ubicando el Error

Para ello debe de ejecutar un query sobre la base de datos Project_Published que le mostrará las filas con problemas y quién es el autor de la misma. El query básicamente verifica si la tabla de las tareas grabadas no exista en la tabla de tareas asignadas que tenga un proyecto y recurso asignado en la tabla de tareas asignadas. Esto debe ejecutar desde el Managment Studio para el caso SQL-Server 2005 y el código es el siguiente:

SELECT MSP_PROJECTS.PROJ_NAME, MSP_ASSIGNMENTS_SAVED.TASK_NAME,
MSP_RESOURCES.RES_NAME, MSP_ASSIGNMENTS_SAVED.ASSN_UID,
MSP_ASSIGNMENTS_SAVED.PROJ_UID,
MSP_ASSIGNMENTS_SAVED.TASK_UID, MSP_ASSIGNMENTS_SAVED.RES_UID
FROM MSP_ASSIGNMENTS_SAVED INNER JOIN
MSP_PROJECTS ON MSP_ASSIGNMENTS_SAVED.PROJ_UID =
MSP_PROJECTS.PROJ_UID INNER JOIN
MSP_RESOURCES ON MSP_ASSIGNMENTS_SAVED.RES_UID =
MSP_RESOURCES.RES_UID
WHERE (NOT EXISTS
(SELECT TASK_UID
FROM MSP_TASKS_SAVED
WHERE (TASK_UID =
MSP_ASSIGNMENTS_SAVED.TASK_UID)))

Por lo menos deberá mostrarle una fila de resultado sino es que mas, si no le muestra nada el error no se debe a una tarea corrupta sino el problema es por otro lado.

La Solución

Dentro de MS Project Professional 2007 (debe de tener derechos de administrador o ser el Project Manager del proyecto) haga lo siguiente:

1. En la vista Gantt, inserte la columna Publish, y seleccione la tarea o tareas que le mostro el query de arriba y en la columna Publish seleccion "No".
2. Salve y Publique el Proyecto.
3. Luego Seleccione "Si" para las tareas que puso "No".
4. Salve y Publique el Proyecto.

Con ello debería de eliminarse el problema.

Hasta pronto,

Manolo Herrera