Creando un flujo de Trabajo de Aprobación con SharePoint Designer 2010

Escenario:

Existen dos bibliotecas en el sitio Document (Privada) y Shared Document (Pública). El requerimiento que recibimos es que debemos de crear un flujo de trabajo de aprobación que cuando ya esté autorizado pueda publicarse en la biblioteca pública. Para este artículo utilice una plantilla de Sitio de Equipo o Team Site.

Prerrequisito:

Es necesario que la persona que elabore este artículo tenga conocimiento básico de administración de la seguridad de SharePoint ya que será necesario que cree o utilice unos grupos para asignar la tarea a un determinado grupo de usuarios el cual no se detalla en este. Debe también estar familiarizado como personalizar una lista de SharePoint.

Aclaración:

Este artículo se desarrolló sobre una versión de SharePoint en inglés por lo que las opciones se indicarán en el idioma instalado.

Desde SharePoint Designer 2010 luego de abrir el sitio donde vamos a crear el flujo de trabajo seleccionamos la opción Workflows y luego hacemos clic sobre List WorkFlow y luego sobre Documents.

Luego levantará una ventana donde deberá escribir un nombre como Aprobacion Documento Oficial y una descripción como el que sigue: Flujo para aprobar documento oficial. Al ser aprobado se copiara a una biblioteca pública.

Inicie escribiendo el nombre del primer paso para ello escriba: Asignar tarea de solicitud de Aprobacion. Y luego inicie escribiendo la tarea en si: para ello escriba collect y le mostrará la siguiente información:

Luego presione Enter y le mostrará la siguiente acción:

Haga clic sobre data para asignar los controles que capturarán la información solicitada

Presione Next para continuar

Luego escriba el nombre de la tarea y la descripción de la misma y para finalizar presione el botón Next.

Presione el botón Add

Luego escriba Estado en el nombre del campo, en descripción escriba “Seleccione Aprobado o Rechazado” y en tipo seleccione Choice. Para continuar presione Next.

Luego escriba “Aprobado” presione Enter, luego “Rechazado”. No permita valores en blanco y para finalizar presione el botón Finish.

Presione nuevamente el botón Add

Escriba en el nombre del campo Observaciones y en tipo selección “Multiple lines of text”. Para continuar presione Next.

Quite la selección de todas las casillas seleccionables y luego presione el botón Finish.

Presione para finalizar el botón finish del asistente de tareas como se muestra en la imagen de abajo.

Luego haga clic sobre this user

Escriba Aprobadores (para ello debe de existir este grupo de SharePoint) y luego presione el botón Add. Para finalizar presione el botón Ok.

Luego haga clic en Collect1 y luego haga clic sobre la opción Create a new variable…

Le mostrará una ventana escriba AprobacionId y luego haga clic sobre el botón OK.

El resultado debe de ser similar al siguiente:

Luego haga clic sobre Actions y haga clic sobre la opción Set Workflow Variable

Haga clic sobre workflow variable y seleccione Create a new variable…

Luego escriba en el nombre EstadoAprobacion y presione el botón OK.

Luego haga clic sobre la opción value

Presione el botón de Enlace o Fx

En Data source: Seleccione Association: Task List y luego en field from source: Estado y luego en Find the list Item, seleccione ID y luego en Value seleccione Workflow Variables y seleccione AprobacionId. Para finalizar presione el botón OK.

Luego asegúrese que el cursos este fuera del paso anterior y luego haga clic sobre el botón Step.

Luego escriba el título del paso siguiente escribiendo: Evaluando la tarea completada si fue aprobado el documento.

Luego haga clic sobre el icono de Condition y haga clic sobre la opción If any value equals value

Luego haga clic sobre value , luego haga clic sobre el botón Fx y levantará una ventana la cual debe seleccionar Workflow Variables and Parameters y luego selección Variable:EstadoAprobacion. Para finalizar presione el botón OK.

Luego de equals haga clic sobre la opción Value y escriba Aprobado.

Luego haga clic sobre Action y luego clic sobre Set Field Current Item

Luego seleccione en field Estado y en value Aprobado.

Luego haga clic sobre la opción Else-If Branch

Luego agregue una acción como la de arriba y seleccione Estado y Rechazado.

Ahora vamos agregar una acción adicional debajo de la instrucción Set Estado to Aprobado. Nos posicionamos sobre esta instrucción y luego hacemos clic sobre la imagen Actions y seleccionamos Copy List Item

Luego seleccionamos en List Item Current List Item y en To Shared Documents como se muestra en la imagen de abajo.

Guardamos el flujo y luego hacemos un clic sobre el icono Publish.

Con eso terminamos haga una prueba del flujo subiendo un documento e iniciando el flujo manualmente. Para ello asegúrese en la pestaña de edición del flujo de trabajo en SharePoint Designer que en la sección Start Options tenga habilitado la opción Allow this workflow to be manually started.

Preparándonos para la prueba

La biblioteca privada (Documents ) debemos de agregar una columna llamada Estado de Tipo Choice y que tenga los siguientes valores: Pendiente de Aprobacion, Aprobado, Rechazado. Para ello vaya a Library Settings dentro de la pestaña Library del Ribbon de SharePoint. Busque la opción Create Column y coloque la información arriba mencionada. Para finalizar presione el botón OK.

La Prueba

Primero subamos un documento a la biblioteca privada (Documents)

Luego debe de iniciar manualmente el flujo de trabajo (esto es una buena práctica cuando estamos probando nuestro flujo o cuando deseamos controlar el momento en que se inicia el flujo). Para ello selección el documento, luego seleccione la pestaña Documents del Ribbon y luego haga clic sobre Workflows.

Luego haga clic sobre el nombre del flujo Aprobacion Documento Oficial.

Presione el botón Start

Esto iniciará el flujo y recuerde lo primero que hace el flujo es crear una tarea asignada a uno o más usuarios. Haga clic sobre el estado del flujo o sobre el link In Progress.

Haga clic sobre el Título de la tarea

Luego levantará una ventana la cual permitirá asignar un estado y observaciones. Selección Aprobado y luego escriba las observaciones que desee. Para finalizar presione el botón Complete Task.

Y Listo si vemos la biblioteca pública el documento está allí.

Y si revisamos la biblioteca privada el documento aparece en estado Aprobado y el Flujo de trabajo completado.

Bueno amigos, en este artículo vimos cómo crear un flujo de trabajo con SharePoint Designer 2010 y esto lo podemos potencializar agregando versionamiento de Major and minor versioning a las biblioteca privada y esto nos dará la oportunidad de seguir mejorando el documento y aprobar otra versión más actualizada.

SharePoint4Fun!,

Manolo Herrera

Instalación de una solución wsp que no refleja cambios en SharePoint

Aunque esto puede deberse a diferentes razones la técnica para verificar si no hay algo malo en nuestra  solución si es la misma.

Escenario:  Una solución desarrollada con la herramienta WSPBuilder no mostraba ningún problema al momento de crearse y de instalarse o hacerle un deploy sobre el servidor.  Pero la solución no reflejaba los cambios realizados.

Revisión:  Fui a revisar el Central Administration en la sección de  Operations y en la opción Solution Management encontré que la solución instalada tenía un error y que se debía a que al copiar unas imágenes desde el explorador de windows hacia el explorador de la solución de Visual Studio me había copiado también el archivo Thumbs.db que guarda el caché de las imágenes en miniatura para mostrarlas mas rápido obviamente me estaba bloqueando la actualización de la solución.

Solución:

Eliminar el archivo Thumbs.db de la solución de Visual Studio, volver a compilar el proyecto, generar el paquete WSP y reinstalarlo en el servidor destino.

Moraleja:

Cuando una solución en particular de elementos web no refleje cambios debemos de revisar en el Solution Management del Central Administration si esta no reporta ningún error.

SharePoint4Fun!,

Manolo Herrera

Cuentas mínimas Requeridas para la Instalación de SharePoint 2010 con el menor de los privilegios

Esta es un pregunta que constantemente me hacen y que solicitan cual es el número de cuentas mínimo y que privilegios deben de tener cada cuenta.  Además como podemos administrar los cambios de clave de las cuentas sin afectar la instalación y configuración de SharePoint 2010.

Este cuadro variara a más cuentas dependiendo de nuestros requerimientos como por ejemplo si deseamos utilizar kerberos necesitaremos más cuentas para manejar los tokens de Kerberos.   Pero para una instalación típica de una granja pequeña o mediana pienso que es suficiente.

Referencias:

Account permissions and security settings (SharePoint Server 2010)

http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc678863.aspxGrant Replicate

Directory Changes permission on a domain

http://technet.microsoft.com/en-us/library/hh296982.aspx#RDCdomain

Cómo configurar las cuentas administradas para que se cambien automáticamente

http://technet.microsoft.com/en-us/library/ff724280.aspx

Qué cuentas se pueden cambiar automáticamente y cuales no.

http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262502.aspx

 

SharePoint4Fun!,

Manolo Herrera

Cambiar el puerto estándar (1433) de SQL Server de una instalación existente de SharePoint 2010 esto es una historia diferente

El momento mas indicado para cambiar el puerto estándar del motor de SQL Server es definitivamente en la instalación del mismo y esta bien documentada en la nube.

http://technet.microsoft.com/en-us/library/ff607733.aspx#section2

Por que hacer esto? bueno es por seguridad hay un ataque conocido sobre este puerto 1433 de SQL Server entonces si utilizamos otro no estándar y con el firewall bloqueamos este eliminamos esa posibilidad.

El tema de este artículo es el siguiente: Qué hacer cuando ya tenemos una instalación de SharePoint 2010 Existente  y deseamos hacer el cambio por nuevas políticas de seguridad dentro de la organización, pues hay una buena  noticia y otra no tanto.

La buena noticia es que si se puede, la no tan buena es que necesitamos instalar de nuevo la granja de SharePoint, por alguna razón el asistente de Productos y Tecnologías SharePoint no finaliza el procedimiento con éxito luego del cambio (algo con los servicios de aplicación que no pueden realizar el cambio del puerto de SQL Server), entonces antes de realizar el cambio descrito en la dirección arriba mencionada es necesario:

1) Ejecutar el asistente desconectarnos de la granja existente.

2) Luego hacer el cambio del puerto 1433. 

3) Y luego crear una nueva granja de SharePoint.  Configurando nuevamente los servicios de SharePoint 2010 y  restaurando las bases de contenido existente.

Favor de realizar una copia de respaldo de las bases de datos de SharePoint y del archivo de configuración de las aplicaciones Web y cualquier otro archivo que este fuera de las bases de datos de SharePoint, como imágenes, estilos u otros.  La restauración parcial o creación de una granja esta fuera del alance de este artículo, así que tenga el cuidado necesario antes de iniciar este proceso.

Actualización 2011-08-24: 

Hay que tomar en cuenta la configuración de Reporting Services integrado con SharePoint al momento de integrarlo con la base de datos debe definirse de la siguiente forma: Nombre Server\Instancia SQL, Puerto.  Ejemplo: SERVIDOR\Instancia, 4004.  O si estamos utilizando la instancia predeterminada solamente le nombre del servidor no el alias, la compa y luego el puerto. O sea así: SERVIDOR, 4004.

http://blogs.msdn.com/b/sameersurve/archive/2009/06/15/no-such-host-is-known-error-when-configuring-ssrs-2008.aspx

SharePoint4Fun,

Manolo Herrera